В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.
Закон о компенсации мобильной связи сотруднику
Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.
Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:
- самостоятельное вычисление потраченных сумм;
- определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
- перечисление условий для выплаты;
- утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.
ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.
Как определить размер компенсации
Существуют два способа определения размера компенсации:
- введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему — для конкретного сотрудника;
- принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.
ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.
Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.
Документы для подтверждения расходов на мобильную связь
Основной документ, отражающий сумму трат работника — детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.
Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.
При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.
Порядок оплаты
Порядок возмещения расходов стандартен:
- Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
- Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
- Утвержденная сумма переводится работнику.
Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.
Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь
Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:
- наименование документа;
- ссылка на ст. 188 ТК РФ;
- размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
- размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
- дата издания документа и срок действия;
- крайний срок начисления;
- распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
- назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
- Ф. И. О. лица, составившего приказ;
- подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
- порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.
Типовой образец:
Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами
Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.
Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов. Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом. То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.