Как оформить дубликат трудовой книжки

Трудовая книжка – документ, свидетельствующий о профессиональном стаже владельца, поощрениях и наградах. Утрата формуляра требует открытия дубликата, юридическое значение которого аналогично оригиналу.

В каких случаях требуется дубликат трудовой книжки

дубликат трудовой книжки

Порядок выдачи дублирующего формуляра регулируется Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003. Он оформляется в следующих случаях:

  • Утрата записей по вине сотрудника. Хранение книжек и их учет возлагается на работодателя, но владелец может потерять ее между периодами трудоустройства.
  • Утрата документа работодателем.
  • Наличие недействительных записей в трудовой книжке: пункты о переводе, увольнении и т.д., признанные ошибочными или утратившими силу.
  • Непригодное для использования и хранения состояние формуляра – повреждения, изношенность и пр.
  • Массовая утрата записей о рабочем опыте сотрудников: например, по причине действия обстоятельств непреодолимой силы (пожар, техногенные факторы и пр.). В этой ситуации создается комиссия для установления стажа сотрудников и оформления дублирующих формуляров.

В любом из перечисленных случаев обязанность по восстановлению информации остается за работодателем по последнему месту работы.

Как получить дубликат трудовой книжки

Для восстановления записей о профессиональной деятельности подчиненный обращается к руководству с заявлением, составленным в свободной форме. В нем указывается Ф. И. О. руководителя и работника, выражается просьба оформить второй экземпляр, вносятся данные о предыдущем опыте работы и прикладываются соответствующие документы, подтверждающие стаж: приказы, договоры, соглашения с предыдущих мест работы, выписки Пенсионного фонда. Полученные справки должны быть надлежащим образом заверены (проставляется отметка «верно», подпись ответственного лица и печать организации).

ВНИМАНИЕ! При отсутствии возможности документального подтверждения рабочего опыта принимаются показания не менее двух свидетелей.

На подготовку второго экземпляра отводится 15 дней с момента обращения. При наличии оригинала в дублирующий формуляр переносятся все действительные предыдущие записи.

Порядок заполнения дубликата

Процедура подготовки дублирующего формуляра включает:

  1. Издание приказа по общим правилам: с указанием необходимых реквизитов, присвоением регистрационного номера. Подчиненного знакомят с приказом под подпись.
  2. Сбор сведений о работе в других организациях – письменные запросы оформляются специалистами кадровой службы, отдела труда и заработной платы или юридического отдела.
  3. Заполнение дублирующей формы.
  4. Регистрация в соответствии с правилами ведения учета и хранения трудовых книжек (сведения о дубликатах обязательно вносятся в журнал учета бланков строгой отчетности, делается пометка о недействительности оригинала).
  5. Выдача формуляра заявителю под подпись в журнале учета.

Оформляется второй экземпляр по следующим правилам:

  • Титульный лист – проставляется отметка «дубликат», указывается дата выдачи и причина оформления, Ф. И. О., должность и подпись сотрудника, подготовившего учетную форму, печать организации.
  • Вносится информация о подчиненном: Ф. И. О., дата рождения, образование, профессия.
  • Заполняется таблица «Сведения о работе». Вначале указывается общий стаж работника до момента поступления на предприятие, где оформляется второй экземпляр, следующие записи отражают профессиональный путь человека со ссылкой на справки-основания. Вносятся сведения о наградах и поощрениях. Если невозможно получить полную информацию о предыдущем опыте, то вносятся только имеющиеся сведения. Печати и подписи сотрудника, внесшего записи, не требуется. Дальнейшие сведения о работе вносятся по общим правилам.

ВАЖНО! Если утерянный документ нашелся, действительным остается последний вариант. Оригинал теряет юридическую силу.

Примеры

Образец заполнения титульного листа:

образец титульного листа

Образец оформления дубликата трудовой книжки:

образец заполнения сведений о работе

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
Владимир Сысоев
Владимир Сысоев / автор статьи
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: