Как восстановить утерянную трудовую книжку

Потерять трудовую книжку может сотрудник или работодатель. Бывают случаи, когда происходит массовая утеря, например, вследствие чрезвычайного происшествия. Тогда возникает необходимость оформить дубликат документа.

Как восстановить трудовую книжку

трудовая книжка

Если работнику отдали документ на основании ст. 62 ТК РФ с целью предоставления в Пенсионный фонд или органы социального страхования, он может ее потерять. Тогда гражданину необходимо сообщить работодателю об этом и составить заявление о предоставлении нового документа. Организация не позднее 15 календарных дней должна предоставить сотруднику дубликат.

Можно обратиться также в Многофункциональный центр. Учреждение формирует запрос и направляет его предыдущим работодателям. Такая услуга по восстановления трудовой книжки бесплатна.

ВНИМАНИЕ! В восстановленном документе отражаются только места официального трудоустройства.

Куда следует обращаться

Восстановить трудовую книжку можно через Пенсионный фонд и другие учреждения, наделенные необходимыми полномочиями.

Для восстановления трудовой направляется обращение:

  1. К прошлым работодателям за подтверждением стажа в виде справок и выписок.
  2. В архивы по месту расположения предприятий. Если они ликвидированы, архив выдает соответствующие справки, в которых указано, когда и сколько времени работал гражданин.
  3. В суд. При подаче иска направляются запросы на адреса прежних мест работы для получения необходимой информации.
  4. В Пенсионный фонд отправляется письмо с запросом на предоставление информации о стаже заявителя.

Как правильно составить заявление

Заявление о предоставлении нового документа пишется сотрудником на имя работодателя:

  1. Указывается информация об адресате (Ф. И. О., занимаемая должность, наименование организации).
  2. Указывается причина утраты.
  3. Излагается просьба об оформлении дубликата.
  4. Ставится дата написания и подпись заявителя.

Ошибки и зачеркивания в заявлении недопустимы.

Образец заявления доступен по ссылке.

При утере работником

Если документ, подтверждающий профессиональную деятельность и трудовой стаж, теряется по вине работника, для его восстановления нужно обратиться к последнему работодателю и составить заявление об утере. Если есть копия трудовой, она предоставляется в кадровый отдел.

Заполняет дубликат книжки не сотрудник, а специалист кадрового отдела исходя из хранящейся у него и собранной работником подтверждающей документации.

СОВЕТ! При утрате трудовой книжки данные о стаже аннулируются. Сотруднику следует следить за тем, чтобы дубликат правильно заполнялся.

При утере работодателем

В случае потери трудовых книжек работодателем юридическое лицо отвечает за восстановление утраченной информации. Предприятие обязано выполнить те же процедуры, что и при потере работником, но самостоятельно.

ВНИМАНИЕ! Материальная ответственность работодателя может возникнуть, если трудовая утеряна специально, со злым умыслом.

Прежде чем оформлять дубликат документа, необходимо:

  • посмотреть в книге движений трудовых книжек дату трудоустройства, номер документа;
  • проверить личное дело сотрудника (там может быть расписка о том, что работник забирал документ);
  • проверить трудовую, изменилась ли фамилия сотрудника до приема в компанию или во время работы.

Если поиски не дали результата, приступать к оформлению дубликата.

Способы восстановления документа:

  1. Если гражданин не работал или работал неофициально, используются сведения приказов о найме, а также других кадровых документов по месту работы.
  2. Если сотрудник работал официально, требуются сведения от предыдущих нанимателей. Требуются официальные запросы в эти компании.
  3. Если предыдущая организация не функционирует, для восстановления книжки понадобится больше времени. Юридические лица в процессе ликвидации передают документы в архивный госорган для хранения. В этом случае отправляется запрос в государственный архив.
  4. Если ответа нет или данные не сохранились, подается заявление в ПФР. Но это возможно, если сотрудник работал на предприятии недавно, поскольку регистрация застрахованных в базе создана несколько лет назад.

При массовой утере

При утере трудовых книжек работодателем по причине непредвиденной чрезвычайной ситуации стаж определяется специальной комиссией. Такая комиссия создается учреждениями исполнительной власти РФ. В состав входят члены профсоюзов и других уполномоченных органов. В процессе работы создается акт, где указываются следующие данные:

  • рабочий период;
  • совокупный стаж;
  • название должности.

Какие записи должны быть в дубликате трудовой книжки

При создании дубликата руководствуются Правилами ведения и хранения трудовых книжек.

В дубликате указывается информация:

  • об общем стаже до момента поступления на работу в организацию на основании подтверждающих документов;
  • о профессиональной деятельности, наградах и благодарностях, внесенных в трудовую по последнему месту работы.

Данные о стаже учитываются работодателем на основании предоставленных сотрудником документов, удостоверяющих это.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 4, средняя оценка: 4,75 из 5)
Загрузка...
Владимир Сысоев
Владимир Сысоев / автор статьи
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: