Приказ – это распорядительный акт, который отражает решение руководства по вопросам деятельности организации и подчиненных. На действующих предприятиях распорядительный материал издается регулярно, и весь массив поступающей документации необходимо упорядочивать. С этой целью используются журнал регистрации (книга) приказов.
Для чего нужен журнал регистрации приказов
Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:
- учет изданных документов;
- контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
- поиск акта в регистре по номеру и дате издания.
В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.
Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:
- по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
- кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.
Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.
Правила ведения журнала
Книга учета нормативной документации ведется в свободной форме. Для записей можно использовать обычную тетрадь или журнал формата А4. Поскольку новая информация будет вноситься регулярно, целесообразно завести книгу с плотными страницами и жестким форзацем. Заведение новой книги в начале каждого года упростит поиск нужного документа и контроль выполнения указаний.
На титульном листе прописывается название учреждения, реквизиты, наименование журнала, дата начала и окончания, срок хранения, должность и Ф. И. О. ответственного.
На первом развороте указывают перечень лиц, отвечающих за делопроизводство, и номера распоряжений об их назначении. Прописываются правила ведения регистра.
Тетрадь нумеруется до последней страницы. Листы расчерчиваются таблицей, в графы которой вносятся сведения о распорядительных актах. На последнем листе указывается количество страниц формуляра и число зарегистрированных актов, должность, Ф. И. О. ответственного. Нельзя вырывать листы из тетради или вставлять дополнительные.
ВАЖНО! Если допущена ошибка, запись перечеркивается, делается пометка об ошибке, ставится дата и подпись делопроизводителя.
По окончании формуляр передается в архив.
Регистрацию нормативных документов можно вести и в электронной форме. Вариант полезен тем, что облегчает поиск нужной записи и не требует передачи в архив. Однако подписи об ознакомлении сотрудников взять не получится. Кроме того, есть риск сбоя в работе компьютера.
Какие сведения отражать
В формуляре регистрируются данные о нормативном акте:
- порядковый номер позиции;
- номер и дата издания приказа;
- тип распоряжения: о приеме сотрудника, командировке, отпуске, изменении условий труда, об изменении личной информации (смена фамилии), реорганизации структурного подразделения и т.д.;
- основание для издания: например, трудовой договор или законодательный акт;
- краткое содержание: например, сообщается название подразделения и должность принимаемого сотрудника или указание организовать закупку материалов;
- Ф. И. О. и должность сотрудника, которому поручено исполнение указания;
- подпись об ознакомлении;
- отметка об исполнении и передаче в архив.
Приведенный перечень ориентировочный. Оформление журнала в организации и ее структурных подразделениях ведется индивидуально.
Ответственный за ведение
Ведение книги приказов возлагается на ответственного за делопроизводство. Делопроизводителем в структурном подразделении назначается один из сотрудников по решению начальника. В небольшом учреждении эту функцию может выполнять секретарь, юрист, кадровик или другой работник предприятия.
Делопроизводитель отвечает за сохранность формуляра и передачу после завершения в архив.
ВАЖНО! Срок хранения регистра нормативной документации определяется решением руководства и типом зафиксированных актов. Например, кадровые приказы хранятся до 75 лет.
По истечении срока хранения регистр уничтожают.
Скачать образцы заполнения журнала приказов: по личному составу и по основной деятельности.
