Командировка – это поездка сотрудника по рабочим обязанностям за пределы основной территории компании, как правило, в другой населенный пункт. Данная процедура требует официального документального оформления от руководителя командированного лица.
Правила оформления командировок
Согласно трудовому законодательству, руководитель имеет право отправить своего сотрудника в рабочую поездку. Подчиненный не может отказаться от процедуры оформления без обоснованных и уважительных причин. В противном случае в отношении него будет применено дисциплинарное взыскание, которое может послужить причиной для увольнения.
Но существуют и исключения:
- лица с инвалидностью;
- женщины в положении;
- работники, не достигшие совершеннолетнего возраста;
- граждане, трудящиеся на основании заключенного ученического трудового соглашения.
Эти категории граждан не могут быть отправлены на служебное задание.
Корректировка правил оформления служебных поездок была проведена в 2015 году. Изданное ПП РФ под номером 749 освободило работодателей от необходимости обязательного оформления документов при вынужденной поездке своих сотрудников. Организация может не издавать служебную записку и удостоверение отправляющегося работника.
С 2018 года был изменен лимит суточных, с которых не удерживаются налоги и страховые взносы. Максимальная ежедневная сумма таких расходов составляет:
- 700 рублей – для местных командировок по территории России;
- 2 500 рублей – для заданий, выполняемых на территории других государств.
Список обязательных документов
Официальная отчетность при назначении работника на задание требует, чтобы были в наличии обязательные документы для командировки:
- Приказ на командировку от руководителя. В нем прописываются поставленные задачи, цели, мероприятия и время их проведения, сроки пребывания по месту служебного задания, направление работника в нужный населенный пункт и т.д.
- Авансовый отчет – документ, фиксирующий расходы.
Помимо этого, существуют и другие документы, которые могут облегчить ход процедур и ведение отчетности, однако их наличие не является обязательным.
Дополнительные документы
В документальном сопровождении командировки возможно заполнение следующих дополнительных бумаг:
- удостоверение;
- задание;
- отчетность о выполнении задач;
- журнал отправляющихся лиц;
- записка.
ВАЖНО! При необходимости издания дополнительных бумаг факт их использования должен быть закреплен в приказе.
Инструкция по оформлению командировки
Оформление командировки происходит в четыре основных этапа:
- Уведомление работника об отправлении.
- Составление приказа.
- Расчет авансовых денежных средств, выдача их сотруднику.
- Составление дополнительной документации.
Помимо этого, в число обязательных манипуляций также входит возврат оставшихся денежных средств и составление авансового отчета. Это делается по факту возвращения из поездки в течение трех рабочих дней.
Авансовый отчет
Отчет о расходах авансовых средств составляется по факту возвращения из деловой поездки. Он заполняется на бланке АО-1. В нем указываются траты представителя, такие как стоимость проживания, цена билетов, стоимость затраченного бензина (если поездка осуществляется на служебном автомобиле или личном транспортном средстве).
Образец:
Командировочное удостоверение
Для составления командировочного удостоверения компаниям разрешается использовать самостоятельно изготовленные бланки, регламентированные локальными нормативными актами предприятия. В удостоверении прописывается такая информация, как расчет суточных денег, подробное описание поездки, даты ее совершения, информация о месте направления и т.д.
Служебное задание
Если необходимо наличие задания, то оно составляется по форме Т-10А. Документ содержит подробное описание задач сотрудника, которые он должен выполнить. Оформленный бланк подписывается руководителем предприятия и выдается сотруднику перед отправлением в поездку. Часть отчета заполняется самим гражданином по факту возвращения.
Образец формы:
