Решение производственных вопросов может требовать выезда сотрудника в другой город или страну. В такую поездку подчиненный направляется по письменному распоряжению руководителя.
Главой 24 Трудового кодекса РФ прописаны гарантии сотрудника при выполнении служебного задания за пределами предприятия: сохранение рабочего места и заработной платы на период отсутствия, суточные и др.
Иногда возникают обстоятельства, когда сотруднику требуется вернуться из командировки до окончания обозначенного срока.
Основания для отзыва сотрудника из командировки
Причины для преждевременного возвращения сотрудника из командировки:
- досрочное выполнение задания;
- семейные обстоятельства, не требующих отлагательства (смерть или болезнь родственника, свадьба и др.);
- срочное решение производственных вопросов по месту работы;
- болезнь исполнителя (сотрудник направляется в служебную поездку после выздоровления);
- увольнение (по собственному желанию или по решению руководства);
- чрезвычайные ситуации, не позволяющие выполнить служебное поручение (авария, пожар, стихийное бедствие и др.).
Возможны и другие основания для срочного возвращения сотрудника на рабочее место.
Как оформить отзыв из командировки
Законы РФ не определяют порядок отзыва работника из командировки. Процедура регулируется внутренними положениями организации. В общем виде процесс включает несколько этапов.
Если поездка прерывается по инициативе исполнителя, то на имя руководителя структурного подразделения поступает заявление от командированного. Записка составляется в свободной форме и содержит обоснование преждевременного возвращения. Указывается дата, ставится личная подпись работника. Если есть документальное подтверждение причины (больничный лист, заявление об увольнении), копия прикладывается к заявлению. Документ можно отправить факсом, почтой или сообщить устно по телефону.
Руководитель структурного подразделения составляет служебную записку на имя директора о необходимости досрочно завершить командирование сотрудника. В тексте письма указываются причины.
Работодатель изучает сложившуюся ситуацию и принимает решение об отзыве командированного. Издается соответствующий приказ.
Командированному сотруднику направляется уведомление (устно по телефону, факсом, письмом по электронной или обычной почте). В тексте сообщается решение директора и сроки возвращения сотрудника на рабочее место.
ВНИМАНИЕ! Согласие сотрудника на досрочное окончание командировки не требуется. Руководитель устанавливает сроки выполнения служебного задания и принимает решение о досрочном завершении работ.
Как составить приказ
Законодательно утвержденного бланка для приказа нет, он составляется по общим правилам и содержит:
- полное наименование организации с указанием реквизитов;
- номер распоряжения и дату составления;
- причины принятого решения, перечень ответственных за исполнение распоряжения, срок возвращения специалиста на рабочее место;
- основание приказа (номер и дата служебной записки руководителя структурного звена);
- подпись руководителя и указанных в приказе лиц;
- печать организации.
ВАЖНО! По возвращении из командировки сотруднику необходимо в трехдневный срок ознакомиться с приказом и подписать его.
Оформляется приказ на листе формата А4 либо на фирменном бланке организации. Распорядительный акт издается в единственном экземпляре.
Образец приказа об отзыве работника из командировки доступен по ссылке.
Перерасчет в связи с отзывом из командировки
Когда организация отправляет специалиста в служебную поездку, оформляют приказ, подготавливают задания на командировку с подробным изложением задач, выдают командировочное удостоверение с обозначением сроков работы.
В соответствии со ст. 168 ТК РФ, помимо документов, подчиненный получает аванс на покрытие издержек (проезд, проживание, суточные, прочие расходы).
Специалист составляет отчеты о командировке по выполнению служебного задания и по расходам. Первый передается руководителю структурного подразделения, второй – в бухгалтерию. К отчету о затратах необходимо приложить подтверждающие документы: чеки, гостиничные счета, билеты и др.
Если оформлен отзыв из командировки досрочно, бухгалтерия производит перерасчет авансового платежа в соответствии с количеством дней поездки. Лишнюю сумму сотрудник возвращает в кассу, либо она удерживается из зарплаты.
