Штатное расписание устанавливает план работы сотрудников предприятия, упорядочивает и классифицирует деятельность кадрового состава организации. Порядок его оформления основывается на издании приказа о режиме занятости.
Порядок утверждения штатного расписания
С помощью изданного распорядка руководитель предприятия может:
- проводить мониторинг организационной структуры и вносить в нее поправки при необходимости;
- контролировать численность членов персонала на всех должностях;
- контролировать алгоритм оплаты трудовой деятельности, начисления премий и других финансовых операций.
Приказ о введении штатного расписания входит в число бумаг, наличие которых в организации является обязательным. Согласно Трудовому кодексу, все предприятия обязаны иметь его. Исключение составляют индивидуальные предприниматели.
Содержание плана трудового распорядка включает в себя:
- график работы каждого подразделения, представительства и филиала, а также общий суммированный учет рабочего времени;
- полные наименования должностей, указанные в том виде, в каком они прописаны в трудовых договорах с работниками;
- общая численность штата и количество сотрудников в конкретном подразделении;
- условия труда (распорядок рабочей недели, размеры окладов, алгоритм начисления премиальных выплат и т.д.).
Коммерческие компании могут указывать наименования должностей в любом виде. Главное условие – они должны прописываться в том виде, в котором указываются в соглашениях о найме. Государственные же организации обязаны указывать в графике только те наименования, которые классифицированы Трудовым кодексом.
Алгоритм действия по введению описываемого документа подразумевает необходимость выполнения следующих мероприятий:
- Анализ информации, касающейся вопросов графика работы, использования производственных мощностей и т.д.
- Составление документа.
- Уведомление работников о вводе плана и ознакомление их с его содержанием. Принять график без согласия работников невозможно.
- Издание приказа об утверждении нового штатного расписания.
В случае изменении имеющегося графика работы требуется оформление нового приказа или внесение корректировок посредством издания дополнительного соглашения к имеющемуся распорядку.
Изменения в штатном расписание
Бывают ситуации, когда на предприятии требуется скорректировать имеющийся распорядок. В таком случае возможны два варианта:
- введение нового плана;
- издание приказа об изменении расписания.
Основанием для издания приказа о внесении поправок может являться:
- создание новых или корректировка существующих должностей;
- сокращение численности персонала;
- корректировка размеров окладов и ставок;
- ликвидация должностей;
- реорганизация предприятия и т.д.
Причин, по которым нужно вносить коррективы в имеющийся распорядок, может быть довольно много. В таком случае целесообразно издать новый документ. Если же требуется поменять пару пунктов в имеющемся графике, то сделать это проще именно с помощью корректировок.
Правила оформления приказа об изменении режима рабочего времени
На законодательном уровне отсутствуют требования к структуре и внешнему виду распоряжений о вводе поправок в распорядки организаций. Разрешается использовать как бумажные, так и электронные формы.
Сами бланки также не регламентированы. Утверждение может быть составлено в свободной форме. Единственное условие заключается в том, что в содержании бумаги должны указываться все основные реквизиты.
В распоряжении о вводе поправок в план необязательно ставить печать. С 2016 года коммерческие организации обладают правом не использовать штампы на внутренней документации, к которой как раз и относится план работы.
Основные разделы
Вне зависимости от макета, использующегося для составления графика работы на предприятии, в итоговом варианте документа обязательно должны иметься следующие сведения:
- порядковый номер внутренней документации;
- дата составления;
- полное наименование компании с указанием формы;
- основные сведения о лице, составившем документ (Ф. И. О., занимаемая должность и т.д.);
- ссылка на законодательный акт, на основании которого издается официальная бумага;
- суть распоряжения – утверждение уточнений, вносимых в имеющийся график;
- порядковый номер изменяемого распорядка и дата его утверждения;
- дата ввода в действие новой версии графика;
- собственноручная подпись лица, составившего документ;
- собственноручная подпись руководителя.
Нередко в компаниях бывают ситуации, когда руководитель наделяет конкретного работника полномочиями на разработку и издание внутренней локальной документации. Если описываемая бумага издается таким лицом, то для ввода документа в действие наличие подписи руководителя на нем необязательно.
Вам может быть интересно: Как составить приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность?
Форма документа
В отличие от распоряжения о внесении корректировок, распорядок имеет унифицированную форму, обозначаемую идентификатором Т-3 (скачать xls). Однако ее использование обязательно исключительно для государственных организаций. Соответственно, коммерческие предприятия могут использовать любые другие бланки, в том числе и самостоятельно разработанные. В таком случае компании необходимо соблюдать правила заполнения. В содержании таблицы должна присутствовать следующая информация:
- полное наименование предприятия с указанием формы;
- наименование должностей персонала;
- численность всех работников компании;
- суммы окладов для каждого работника и размеры дополнительных начислений (премиальные выплаты, плановая материальная помощь и т.д.);
- сумма выплат для всех сотрудников.
Другая информация, наличие которой в таблице не является обязательным, прописывается в дополнительной последней графе «примечания».
Образцы приказов
Во избежание допущения неточностей и ошибок в составленной бумаге рекомендуется заполнять приказ об изменении режима рабочего времени по образцу готовой формы. Это касается как самого плана работы, так и распоряжений о вводе его в действие.
Об утверждении штатного расписания
О внесении изменений в штатное расписание
Об изменении режима работы
Вам может быть интересно: Правила заполнения журнала учета трудовых книжек
Процедура внесения поправок в имеющийся график выполняется путем издания соответствующего приказа. При использовании такого способа корректировки информации руководителю не нужно издавать новое расписание. Однако законодательством не запрещается просто поменять график. Тогда процедура происходит путем досрочной отмены имеющегося распорядка и созданием нового по форме Т-3 или же на разработанном организацией бланке. Здесь нужно брать за основу правила первичного издания описанного документа.
