Направление работника в командировку требует от руководства организации издания приказа и служебной записки. Иногда вследствие обстоятельств поездку нужно отменить. Это тоже оформляется с изданием соответствующих документов.
Основания для отмены командировки
Согласно ст. 166 Трудового Кодекса, командировки — это поездки работников предприятия для выполнения служебных задач в другие населенные пункты. Для их оформления необходимо распоряжение работодателя.
Нередко возникают ситуации, когда требуется отмена командировки или изменение ее даты. Для этого также понадобится приказ руководства.
ВАЖНО! Распоряжение о переносе или аннулировании издается только тогда, когда отправка сотрудника оформлена документально. При устной договоренности дополнительные документы не нужны.
Нужно ли указывать в приказе причине отмены командировки
Причинами переноса оформленной служебной поездки могут служить:
- отсутствие актуальности или срочной необходимости;
- перенос дат;
- болезнь работника, незапланированный отпуск или отгул;
- чрезвычайные ситуации;
- другие непредвиденные обстоятельства.
В приказе обязательно приводится ссылка на документ, на основании которого отменяется поездка, а также кратко описывается причина.
Оформление приказа об отмене командировки
Для составления приказа об аннулировании или переносе служебной поездки не предусмотрено унифицированного бланка. Используется свободная форма или внутренний бланк организации. В нем указывается:
- полное наименование предприятия с указанием формы;
- название документа, регистрационный номер и дата составления;
- причина издания;
- наименование должности и Ф. И. О. сотрудника, в отношении которого оформляется распоряжение;
- ссылка на отменяемый акт (реквизиты и дата составления);
- назначение ответственного за ознакомление работника и исполнение;
- подпись лица, издавшего документ, и руководителя компании.
Сотрудника обязательно ознакомить с приказом под подпись.
Возврат выданных денежных средств
Перед отправкой работника в служебную поездку ему выдаются авансовые денежные средства на расходы. При ее аннулировании все финансы должны быть возвращены в кассу организации. Пункт 11 письма ЦБ РФ регламентирует срок — 3 рабочих дня с даты распоряжения.
Однако возможна ситуация, когда с момента издания указа о служебной поездке до распоряжения об отмене прошло несколько дней, в течение которых часть выданного аванса была потрачена (например, на бронь гостиницы, покупку билетов и т.д). Тогда нужно следовать правилам оформления возврата подотчетных денежных средств, аналогичных применяемым при прибытии сотрудника в штатный срок.
Сотрудник будет обязан в течение трех рабочих дней с даты издания составить и предоставить авансовый отчет с описанием всех совершенных трат. К нему прикладываются чеки и квитанции, подтверждающие целевое расходование денежных средств.
Траты суточных не требуют документального подтверждения. Суточные начисляются за каждый день поездки, до момента возвращения работника.
Если распоряжение об отмене было издано в день назначения поездки, работник возвращает сумму полученных суточных в полном объеме. Если же прошло несколько дней, возврату подлежит только сумма за отмененные дни.
Образец
Образец приказа об отмене командировки:
Оба распоряжения (об отправке и об аннулировании или переносе) после издания должны храниться в архиве организации в течение установленного законом срока. Для документов, оформленных по краткосрочным направлениям (до 2 месяцев), он составляет 50 лет, для долгосрочных (больше 2 месяцев) – 75.