Образец служебной записки на командировку

Как правило, процедура командирования сотрудников осуществляется заранее по подготовленному плану и графику. Все подробности прописываются в изданном руководителем приказе. Однако нередки случаи, при которых необходимость отправки возникает неожиданно. Тогда работник должен написать заявление на командировку.

Оно будет являться и официальной заявкой, и документом, подтверждающим расходы, факт прибытия и отбытия в местах назначения и других деталей поездки.

Служебная записка является основанием для издания приказа

Образец служебной записки на командировку
Служебная записка должна заполняться самим командируемым членом коллектива в письменном виде по свободной форме или на бланке, принятом к использованию на предприятии. На момент возвращения сотрудника из поездки она должна быть заполнена.

В качестве приложения к ней требуется предоставить документацию, подтверждающую факт прибытия на место, срок пребывания в командировке, денежные расходы и т.д. Ими могут являться чеки, квитанции на оплату, билеты на транспорт и т.д.

В их отсутствие организация, которая принимает отправленного работника, может указать сведения о прибытии. В таком случае вписывается следующая информация:

  • полное наименование предприятия;
  • даты прибытия и отбытия гражданина;
  • причина отсутствия подтверждающих документов (потеря, изначальное отсутствие и т.д.);
  • дата внесения сведения;
  • подпись должностного лица;
  • гербовая печать предприятия.

ВАЖНО! При отсутствии документов и сведений от принимающей стороны в служебной записке о направлении в командировку сотрудник не сможет получить оплату командировки, которая начисляется в качестве компенсации расхода личных денежных средств.

Требования к документу

Служебная записка оформляется по свободной форме, так для ее заполнения не предусмотрено универсального шаблона. Но, несмотря на это, она является бланком строгой отчетности, соответственно, к ее содержанию выдвигаются определенные требования, обязательные для соблюдения.

Согласно положениям девятой статьи закона федерального значения 402-ФЗ, в ней должны указываться следующие сведения:

  • наименование;
  • полное название компании с указанием ее типа (формы собственности);
  • персональные данные командируемого сотрудника и наименование занимаемой им в организации должности;
  • задание сотрудника;
  • дата заполнения;
  • место назначения командировки и длительность пребывания там;
  • перечень прилагаемых документов;
  • собственноручная подпись составителя.

ВАЖНО! Если в качестве транспортного средства для поездки использовался личный автомобиль работника, то дополнительно потребуется указать его марку и модель, а также государственный регистрационный номер.

Структура и содержание

Единого образца содержания служебной записки не существует. Алгоритм ее написания отличается в зависимости от ее назначения. Документ, являющийся основанием для издания приказа, пишется по следующей схеме:

  1. Заполняется правый верхний угол листа. Указывается должность и ФИО командируемого, ФИО должностного лица.
  2. Далее указывается дата составления, порядковый номер и полное наименование организации.
  3. Основная часть включает в себя подробные причины возникновения необходимости отправления в поездку, а также ее сроки.

Записка, составляющаяся в качестве отчета о командировке, заполняется по-другому:

  1. Первые два пункта аналогичны вышеописанной инструкции.
  2. В основной части прописываются реквизиты приказа, по которому осуществлялась поездка.
  3. Далее перечисляется подтверждающая факт поездки документация.

В итоге отчет заверяется и предоставляется в бухгалтерский отдел вместе с авансовым отчетом.

Порядок согласования

Независимо от целевого назначения составляемого документа он обязательно должен заверяться директором организации или же должностным лицом, обладающим требуемыми для этого полномочиями. После этого происходит оформление приказа.

Образец

Служебная записка на командировку, образец 2018 года, использующаяся в качестве отчета:
Образец служебной записки на командировку
Заявление на командировку, образец для издания приказа:
Образец заявления на командировку

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
Владимир Сысоев
Владимир Сысоев / автор статьи
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: