Листая трудовую книжку (ТК), можно проследить профессиональный путь от новичка-стажера до специалиста или руководителя крупного предприятия. Этот документ имеет особый статус в организации, за которым на уровне закона закреплен особый порядок ведения и учета.
Назначение трудовой книжки
Трудовая книжка содержит в себе необходимую информацию, которую требуется своевременно дополнять, если были изменения:
- Фамилия, имя, отчество. При их изменении, в том числе в связи с браком или разводом, вносится соответствующие корректировки.
- Год рождения.
- Образование и квалификация (специализация). При получении дополнительного образования вносятся новые сведения.
- Воинская служба.
- Курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки.
- Записи о награждениях и поощрении, в том числе государственными знаками отличия.
ВАЖНО! Внесение всех данных возможно только по оригиналу подтверждающих документов и в точном виде, как указано в них.
Правила ведения трудовых книжек прописаны в постановлениях Министерства труда и в Трудовом кодексе. Хотя трудовая принадлежит сотруднику, большую часть времени она находится на ответственном хранении в организации и выдается после увольнения.
На основании внесенной информации происходит расчет пенсии, а общий стаж влияет на получение различных пособий. Не стоит заводить каждый раз новую при трудоустройстве, это может иметь неприятные последствия:
- Неверный расчет пособий, зависящих от стажа, например, оплата больничного листа.
- Ошибки в определении страхового стажа для назначения пенсии.
Вам может быть интересно: Оформление на работу по договору без трудовой книжки
Работодатель оформляет новую трудовую с письменного заявления служащего, если ее на руках нет.
Ответственное лицо по ведению и хранению трудовых книжек
Ответственный за ведение и учет ТК назначается приказом. Только он имеет право вносить всю информацию в книжку, выдавать ее или делать ксерокопии с заверением. Им может быть как непосредственно директор организации, так и один из специалистов по кадровой работе или представитель бухгалтерии.
Если штат компании большой, ведение трудовых книжек можно возложить на нескольких работников. Для этого каждого из них необходимо вписать в приказ.
Приказ является обязательным документом, так как закрепляет ответственность за определенным человеком или группой людей. В случае спорных ситуаций по внесению данных или при чрезвычайных обстоятельствах именно эти люди будут отвечать за допущенные ошибки.
Образец приказа о назначении
Приказ составляется в стандартной форме. В нем указывается поименный список с должностями ответственных лиц и прописывается, кто осуществляет контроль. Визирует документ обычно директор компании.
Образец приказа о назначении ответственного за трудовые книжки доступен для скачивания по ссылке.
Правила ведения трудовых книжек
Заполнение книжки должно быть аккуратным и соответствовать инструкции по ведению трудовых книжек:
- Информация вносится разборчивым почерком.
- Каждая запись нумеруется последовательно.
- Помарки и ошибки крайне нежелательны. Все дополнения и исправления делаются по определенной схеме.
- Вносить данные следует ручкой синего или черного цвета.
- Оттиски печатей должны быть разборчивыми и не закрывать внесенную информацию.
- Каждая запись вносится на следующей пустой строчке после предыдущей информации.
- Нельзя сокращать слова и писать их на другом языке.
Вам может быть интересно: Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу
Титульный лист
Первая страница представляет собой информацию о сотруднике. Сюда вписывается фамилия, имя и отчество человека по паспорту. Дата рождения вносится арабскими цифрами, при этом месяц можно писать словом или обозначать цифрой. Сведения об образовании вписываются по диплому. Если его нет, строчку оставляют пустой. Датой заполнения лучше указывать первый рабочий день.
Сведения о работе
Сведения о работе делаются при наличии подписанного приказа. Вся информация о должности, дате начала и номера приказа должны ему полностью соответствовать.
Данные о приеме на работу начинаются с полного юридического названия компании. Ее можно прописать от руки или поставить штамп. В дальнейшем название организации вписывать не нужно.
Если у работника имеются переводы — повышения в должности или назначения в другой отдел, это также отражается в трудовой на основании соответствующих приказов.
Сведения об увольнении
Основание прекращения работы указывается по приказу с указанием соответствующей статьи по Трудовому кодексу.
ВНИМАНИЕ! Штамп организации ставится только под записью об увольнении, в других строчках его быть не должно.
Вкладыш
Вкладыш в трудовую книжку не является самостоятельным, а скрепляется с трудовой как ее продолжение, когда свободные страницы для сведений о работе закончились.
Вкладыш имеет аналогичный титульный лист и страницы для внесения периода работы основного места. Заполнение листов происходит аналогично ведению трудовой книжки, порядковый номер продолжается с основной части трудовой.
Правила хранения трудовых книжек
Закон устанавливает правила ведения и хранения трудовых книжек, за нарушение которых возможны штрафы от надзорных органов. Порядок учета и хранения должен быть следующим:
- Заводится специальная книга, отображающая перемещение и учет трудовых книжек и вкладышей к ним. Может быть как купленная книга, так изготовленная самостоятельно. Важно, чтобы она имела соответствующее название, необходимые графы и пронумерованные листы. Книга обязательно прошивается. В неё в хронологическом порядке вписывается каждая поступающая трудовая, ее серия и номер. Указывается должность работника, подразделение и дата приступления к обязанностям. При увольнении сотрудника вносится дата выдачи трудовой и ее владелец ставит подпись, подтверждая факт получения.
- Чистые трудовые книжки и вкладыши хранятся как бланки строгой отчетности и выдаются по заявлению. Хранить их лучше в сейфе либо в специальном ящике закрытом от посторонних.
- Если бланки находятся на балансе в бухгалтерии, дополнительно заводится книга учета, в которой прописывается количество пустых бланков и использованных.
СОВЕТ! Чтобы легче было искать строчку нужной трудовой в книге учета, на самой книжке можно указать номер строки в журнале.
Хранение документов требует хорошей организации и порядка, это связано со спецификой работы с ними и облегчает поиск нужного бланка.
Сроки хранения
Хранятся трудовые на протяжении всего периода трудоустройства в данной фирме. В день увольнения документ должен быть возвращен владельцу. В случаях, когда работник не имеет возможности получить свою трудовую в срок увольнения, работодатель хранит ее до востребования. При этом нужно предварительно направить письменное сообщение бывшему сотруднику о необходимости ее забрать. В случае смерти работника документ может быть передан близким родственникам либо оставлен на хранение в личном деле в архиве.
