Журнал регистрации командировок – это документ, в котором фиксируется информация о работниках организации, направляющихся в служебные поездки. Указывается дата отбытия и прибытия, наименование предприятия-принимающей стороны, прописываются основные задачи и т.д. Это не обязательный документ: компании могут использовать его на свое усмотрение.
Назначение журнала регистрации служебных командировок
Поездки работников организации в другие населенные пункты для выполнения задач предприятия, согласно ст. 166 ТК, называются командировками. Ст. 167 ТК гарантирует оплату труда в эти периоды. Помимо этого, компания оплачивает траты, связанные с поездкой:
- стоимость проезда до пункта назначения;
- траты на проживание (аренду жилья или гостиницы);
- суточные начисления;
- другие необходимые затраты в служебных целях, подтвержденные соответствующими документами.
В журнале местных командировок указывается:
- подтверждение пребывания сотрудников вне рабочего места в связи с отправкой в командировку;
- описание поставленных целей и их выполнение;
- получение сведений о частоте деловых контактов и т.д.
Ранее ведение учета регулировалось положениями приказа Министерства здравоохранения и социального развития № 739н. Однако 17 сентября 2015 года обязательность их заполнения была отменена. Несмотря на это, некоторые предприятия продолжают использовать их в своей деятельности для удобства учета.
Правила ведения журнала учета командировок
Для ведения журналов существуют правила, установленные приказом Министерства здравоохранения №739н. Он определяет минимальный срок хранения отчетов в архиве документации предприятия в 5 лет.
Руководитель назначает ответственного за ведение своим приказом. В большинстве случаев это обязательство возлагается на сотрудников кадровой службы.
Особых требований по использованию унифицированных форм не существует. Организации могут использовать как типовой бланк, регламентированный Трудовым кодексом, так и самостоятельно разработанный, утвержденный локальными актами предприятия.
Документ состоит из двух частей: сведения об отбытии и о прибытии. В него вносятся сведения обо всех служебных отправлениях в другие города продолжительностью более одного дня в таком виде:
- порядковый номер записи;
- дата издания и номер командировочного удостоверения;
- сведения о принимающей стороне.
Дополнительно могут указываться:
- должность командированного;
- дата издания и номер приказа о направлении работника в служебную командировку;
- дата прибытия и отбытия, срок пребывания;
- краткое описание задания.
Вам может быть интересно: Как оформить приказ на командировку?
В части сведений о прибытии указывается следующая информация:
- порядковый номер вносимой записи;
- Ф. И. О. и должность работника, выбывающего в командировку;
- полное наименование предприятий (отправляющей и принимающей стороны);
- дата прибытия работника по месту назначения.
ВАЖНО! Если работодатель отменил командировку, эта информация тоже регистрируется в журнале с указанием реквизитов соответствующего приказа.
Образец журнала учета
Ответственность работодателя за отсутствие журнала
Когда оформление журнала регистрации командировок было обязанностью всех организаций, его отсутствие классифицировалось как нарушение норм Кодекса об административных правонарушениях. В отношении работодателя назначались следующие меры ответственности:
- для индивидуальных предпринимателей и должностных лиц – штраф в размере 1-5 тыс. руб.;
- для юридических лиц – штраф 30-50 тыс. руб. или приостановление работы предприятия на срок до трех месяцев.
При повторных нарушениях ответственный за ведение журнала по решению суда мог быть отстранен от должности на период до 3 лет.
С 2015 года вести журнал учета необязательно, соответственно, все меры ответственности за его отсутствие упразднены.
