При временной нетрудоспособности работника оформляется больничный лист. Этот документ является законным основанием отсутствия лица на рабочем месте и защищает его от применения норм дисциплинарной ответственности за прогулы. Кроме того, на основании больничного листка сотруднику выплачиваются денежные средства из ФСС и от работодателя.
Журнал регистрации листков нетрудоспособности
Оформление больничного листа осуществляется по строго обозначенной процедуре и с учетом следующих принципов:
- основанием для получения документа является личное заболевание работника или же болезнь близкого родственника;
- бланки имеют присвоенные номера, которые не повторяются;
- заполненные больничные листки выдаются только под подпись;
- медицинское учреждение должно обладать лицензией на лечение пациентов;
- согласно правилам делопроизводства, документ должен быть представлен работодателю для оплаты не позже чем через полгода после выписки пациента.
На предприятии листок передается работнику отдела кадров, который вносит в рабочий табель отметку об отсутствии по причине недуга. Затем документ направляется в бухгалтерию для оплаты. Расчет пособия по нетрудоспособности происходит по алгоритму:
- на протяжении пяти суток с момента получения листка от работника бухгалтер передает документ в ФСС;
- с ближайшей оплатой труда (зарплатой или авансом) служащему приходит компенсация за три пропущенных дня, которая выплачивается фирмой;
- в зависимости от даты получения больничного формуляра службой ФСС выплаты поступают на счет сотрудника на протяжении одной недели.
После оформления листа нетрудоспособности он прикрепляется к личному делу работника и хранится вместе с другими документами. Граничный срок хранения не обозначен в законе, но можно руководствоваться статьями Закона «О страховых взносах».
ВНИМАНИЕ! Положениями законодательного акта зафиксировано, что все документы, на основании которых производятся денежные выплаты гражданам, должны храниться минимум 6 лет.
Исходя из вышесказанного, особое внимание нужно уделять правилам учета документов по нетрудоспособности. Нет единых требований к тому, какие учетно-регистрационные документы должны присутствовать на предприятии для систематизации сведений о больничных листках. Чаще всего для этого используется книга (или журнал) формуляров нетрудоспособности.
Согласно правилам оформления, тетрадь должна быть составлена с учетом следующих требований:
- оформление титульного листа, который содержит наименование предприятия и название документа, отчетный год;
- заполненные листы подлежат обязательной нумерации;
- на последнем листе указывается число страниц и подпись работника, оформившего тетрадь;
- в начале указывается фамилия служащего, на которого возложена ответственность по его ведению.
Что касается объема книги, к этому нет единых требований: кадровик самостоятельно решает, какого количества страниц ему будет достаточно для регистрационной работы.
Ведение журнала учета листков нетрудоспособности
Правовое регулирование этого вопроса обеспечивают следующие нормативно-правовые акты:
- Трудовой кодекс РФ – определяет уважительные причины для временного отсутствия служащего на работе, а также правила подтверждения таких обстоятельств.
- Письмо Министерства здравоохранения и социального развития от 11.01.2007 № 79.
- Приказ Минздрава № 1030 от 04.10.1980.
Оформление книги не является обязательным, но помогает систематизировать информацию обо всех больничных и работниках, временно отсутствующих на рабочем месте по причине своего недуга. Также учет листков временной нетрудоспособности необходим для реализации следующих целей:
- правильный расчет трудодней;
- защита от наказания за прогулы;
- выявление виновных лиц, допустивших нарушение в производственном процессе (больничный формуляр подтверждает временное отсутствие на работе).
Если принято решение организовать ведение журнала на предприятии, то нужно учесть некоторые правила его заполнения. Документ должен быть обязательно зарегистрирован с присвоением инвентарного номера. Внесение сведений осуществляется ручкой одного цвета (черной или синей). Не допускаются зачеркивания или исправления в журнале: возле каждой правки должна стоять подпись и фамилия должностного лица, внесшего изменения.
Кто обязан вести журнал
Назначение ответственного лица – задача руководителя фирмы. Как правило, им становится кадровик. О том, что к числу функциональных обязанностей работника кадрового аппарата добавилась обязанность ведения журнала листков, подтверждающих нетрудоспособность, выносится соответствующий приказ. Служащий ознакамливается с ним под подпись.
В функции ответственного работника входят:
- своевременное заполнение книги;
- внесение правильных сведений или правка неверных данных;
- прикрепление больничного листка к личному делу сотрудника;
- гарантия сохранности учетных документов.
Ненадлежащее исполнение служебных обязанностей может привести к дисциплинарной ответственности. Серьезное нарушение сотрудников отдела кадров — утрата больничного формуляра. В таком случае предприятие готовит запрос на имя медицинского учреждения для оформления нового бланка нетрудоспособности.
По окончании календарного года или же после заполнения всех страниц журнал передается на хранение в архив. Об этом составляется специальный акт.
Какие сведения вносить
В книге регистрации листков нетрудоспособности должны присутствовать следующие графы для заполнения:
- персональные сведения о работнике (указывается Ф. И. О. и должность лица);
- серийный номер формуляра нетрудоспособности;
- дата выдачи листка;
- наименование медицинского учреждения, которым был выдан документ;
- основание для оформления больничного (личное заболевание или уход за близким родственником);
- дата начала и окончания периода, когда служащий не исполнял свои обязанности;
- численность суток, на протяжении которых он отсутствовал на рабочем месте (от этих показателей зависит расчет больничного пособия);
- примечания;
- подпись сотрудника, который принял на хранение журнал.
На практике часто возникают вопросы касательно оформления дополнительной тетради, где отображаются сведения обо всех больничных листах, испорченных или потерянных во время хранения на предприятии. Этот вид учета не нужен: только больницы оформляют ведомости по сохранности и использованию бланков нетрудоспособности.
В случае потери или порчи бланка предприятие инициирует процедуру восстановления. С этой целью сам работник или администрация фирмы обращаются в больницу за изготовлением дубликата бюллетеня.
Образец журнала регистрации листков нетрудоспособности
Скачать пример оформления книги для ознакомления можно по этой ссылке.
Независимо от наличия журнала, листки нетрудоспособности должны храниться на предприятии минимум шесть лет. Что касается книг учета, то длительность их хранения составляет только пять лет и этот период времени начинает считаться со дня окончания ведения тетради и ее передачи в архив.
