Правила заполнения журнала учета трудовых книжек

Трудовая книжка (ТК) — документ, в котором отмечается дата приёма сотрудника на работу, перевод его на новую должность или в другой отдел, дата и причина увольнения. Фиксируется стаж на каждом из мест работы.

Работодатель несет ответственность за хранение трудовых книжек, в этих целях работники кадровой службы ведут журнал учета, куда вносят информацию в соответствии с требованиями законодательства.

Для чего нужен журнал учета ТК

Журнал учета трудовых книжек
Необходимость журнала учёта трудовых книжек регламентируется п. 40 Постановления Правительства “О трудовых книжках”, а форма утверждена в Постановлении Минтруда.

В журнал вносится следующие сведения:

  • получение ТК от нового сотрудника при устройстве на работу;
  • заведение ТК для работника, который только начинает карьеру и не имеет этого документа;
  • оформление вкладыша, если место для записей в ТК закончилось;
  • должности, переводы и награждения сотрудника;
  • выдача ТК в случае увольнения.

Существует возможность получения документа доверенным лицом в ситуациях, когда сотрудник физически не может этого сделать самостоятельно, например, находится на стационарном лечении или в отъезде. Данные обстоятельства, должны быть подтверждены документально.

Реестр по учёту ведется как для заполненных и действующих документов, так и для бланков и вкладышей.

Правила ведения и заполнения журнала

Журнал должен быть пронумерован постранично, прошнурован, удостоверен подписью руководителя, скреплен сургучной печатью или опломбирован.

При отсутствии возможности поставить сургучную пломбу, в организациях пломбировка происходит таким образом: с обратной стороны на концы шнура, которым она прошита, наклеивается листок с записью «Прошито и пронумеровано (количество) листов. Дата», поверх записи ставится печать.

Требования к оформлению

Во внутренних полях указывается: порядковый номер записи, серию и номер трудовой книжки или вкладыша, Ф. И. О. работника и наименование его должности согласно штатному расписанию, место работы с указанием структурного подразделения, дату и номер приказа.

Следующие графы страницы содержат данные ответственного за ведение журнала, который принял ТК от работника или завёл для него новую, сведения о сумме, полученные за заполнение (поле заполняется, когда используется новый бланк), дату выдачи на руки и подпись того, кому выдана.

Даты указываются цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ. Например, если оформление нового сотрудника и дата приёма трудовой 20.10.2018, то верное внесение — 20.10.2018, варианты «20 октября» или «20.10.18» будут ошибочными.

СОВЕТ! Если при ведении журнала учета движения трудовых книжек и вкладышей допущены неточности, кадровому работнику следует произвести корректировку по тем же правилам, которые установлены для исправлений в ТК (письмо Министерства труда от 18.08.2017 № 14-2/В-761).

Образец журнала: бланк и заполненный пример.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
Владимир Сысоев
Владимир Сысоев / автор статьи
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: