Нормы суточных командировочных расходов

Трудовая деятельность – это не только работа на одном месте. Она подразумевает командировки сотрудников при необходимости. В соответствии с законами организация обязана производить оплату командировки. Причем сотруднику полагается не только его основная заработная плата, высчитанная из усредненного заработка, но и компенсация проезда до места, питания, проживания и т.д.

Как оплачивается командировка

суточные в командировке

Служебная командировка подразумевает компенсацию личных затрат члена персонала. Это правило регулируется положениями ТК и НК РФ, а также ПП РФ №749. Большая часть вопросов, таких как размер суточных, выбор отеля, оплата поездки и т.д. определяется локальными нормативными актами, действующими в пределах юрисдикции компании.

Оплата труда во время отсутствия сотрудника производится на основании усредненного заработка за последний календарный год. Для расчета используется следующий алгоритм: суммированный доход, разделенный на количество фактически отработанных суток. Если же стаж работника не достигает года, расчет происходит по доходу за имеющийся период стажа.

Служебная командировка оплачивается не только в соответствии с прописанными в трудовом договоре размерами. В некоторых ситуациях происходит начисление доплаты. В большинстве случаев это происходит при наличии большой разницы между суммой дохода за год и размером ежемесячного оклада. Тогда работодатель издает дополнение к приказу о размере суточных, регулирующее размер надбавки.

В приказе о направлении работника в командировку могут быть прописаны дополнительные условия труда. Например, ведение трудовой деятельности в ночное время, в сверхурочные часы или же в выходные и праздничные дни. По закону оплата командировки в таком случае увеличивается:

  • первые два часа сверхурочной работы – стандартный оклад, увеличенный в полтора раза;
  • последующие часы сверхурочной работы – двукратный размер оклада;
  • работа в выходные и праздничные дни при командировке – двукратный размер оклада или же получение дополнительных выходных после возвращения.

Если стандартный порядок оплаты труда подразумевает сдельный (почасовой) характер, то он сохраняется. Гражданин получает выплаты, размер которых высчитывается исходя из усредненного заработка за час.

При работе на посменном графике сотрудник продолжает трудиться вне зависимости от того, выходной у него или нет. Дни, в течение которых он не должен был работать, оплачиваются по тарифу выходного дня – двукратный размер оклада.

ВНИМАНИЕ! При одновременном трудоустройстве в двух организациях оплата осуществляется из той компании, которая направила сотрудника в командировку. На этот период он вынужден оформлять отпуск за свой счет на втором предприятии.

Виды командировочных расходов

В число представительских расходов, подлежащих возмещению, входят:

  • стоимость проживания;
  • цена билетов на проезд до места;
  • ежедневное питание.

Чаще всего при командированные проживают в гостиницах. Это позволяет с легкостью подтвердить расходы для компенсации оплаты проживания в командировке. В локальных нормативных актах каждой организации, а также в приказе об отправлении работника, всегда указывается класс и примерная стоимость номера за сутки.

Конечно, можно проживать и на съемных квартирах. Однако в таком случае арендодатель должен быть зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя, потому что иначе подтвердить расходы не представится возможным. Соответственно и получить компенсацию оплаты проживания в командировке тоже.

ВАЖНО! Если в течение поездки у работника возникают непредвиденные ситуации, в результате которых он не успевает совершить пересадку на самолет или поезд, то работодатель дополнительно компенсирует расходы на съем гостиницы на период до следующего рейса. Для возмещения денежных средств сотрудник должен предоставить в качестве подтверждающего документа счет из отеля.

Помимо проживания, обязательные расходы на командировку включают в себя оплату проезда до места ее прохождения. Компенсации подлежат билеты на железнодорожный транспорт, автобус или самолет. Если сотрудник добирается на собственном автомобиле, он также может получить компенсацию стоимости топлива, предоставив чеки с автозаправок. Помимо этого, возмещается стоимость ремонта и парковочных мест.

СОВЕТ! Согласно имеющейся статистике судебных практик расходы на проезд на такси также подлежат возмещению, но только в тех случаях, когда использование таких услуг было необходимо. Например, при отъезде в ночное время и т.д.

Обязанность оплачивать питание в командировке на законодательном уровне отсутствует. Работодатели включают затраты на него в лимит общих расходов, если это нужно. Такая необходимость возникает не всегда, так как в отелях еда обычно включена в стоимость номера.

Иные расходы, как правило, оплачиваются только тогда, когда они были произведены вследствие специфической деятельности командируемого. Например, стоимость похода на экскурсию не будет возмещена, так как такая трата никоим образом не связана с рабочей деятельностью. Если же сотрудник вынужден брать с собой багаж в больших объемах, то стоимость его провоза будет возмещена.

Обязательное возмещение расходов осуществляется только лишь при предъявлении подтверждающих факт траты личных денежных средств работника документов. Если таковых нет и восстановить их нет возможности, работодатель имеет полное право не начислять компенсацию.

Все дополнительные расходы, подлежащие возмещению сотруднику на период его пребывания в командировке, прописываются в приказе, копия которого выдается гражданину непосредственно в день отъезда.

Если командировка подразумевает посещение территорий других стран, то работодатель дополнительно берет на себя расходы на оформление заграничного паспорта и визы.

При болезни работника за ним сохраняется право на получение пособия по временной нетрудоспособности. Также организация дополнительно возмещает стоимость проживания (при возникновении задержки пребывания) и лечения (если оно осуществляется в стационаре).

Суточный расход

Помимо компенсации расходов, каждый сотрудник получает так называемые суточные денежные средства. Это определенная сумма, которую гражданин может тратить на свое усмотрение. Лимит суточных регулируется изданным приказом об отправке в поездку.

Общие правила выплаты суточных и оформления отчетности выполняются по следующему стандартному алгоритму.

  1. Возникновение необходимости отправки работника в командировку.
  2. Издание приказа о задании, включающем в себя сведения об условиях проживания, сумме аванса, оплате труда, компенсации проезда и т.д.
  3. Выдача аванса.
  4. Отправление.
  5. Возвращение.
  6. Предоставление авансовой отчетности с подтверждающими документами (чеки, товарные чеки, счета и т.д.) в течение трех дней с момента выхода на работу.
  7. Проверка авансовой отчетности.
  8. Окончательный расчет сотрудника по выданному авансу.

Существуют некоторые особенности для разных ситуаций:

  • при наличии возможности ежедневного возвращения суточные не начисляются – это называется однодневные командировки;
  • денежные средства, включая аванс, оплату проживания, проезда и т.д. могут выдаваться принимающей стороной, это прописывается в приказе;
  • длительная командировка может потребовать необходимости частого перемещения между городами, в приказе целесообразно указать информацию о количестве поездок в день, которые может совершать сотрудник;
  • при досрочном возвращении оставшиеся от аванса денежные средства подлежат перерасчету и возврату на баланс предприятия.

Если речь идет о поездке за границу, расходы компенсируются по нормам, предусмотренным ТК РФ. Это правило актуально вне зависимости от отдаленности государства.

Размер суточных командировочных расходов

Максимально возможный размер суточных не оговорен трудовым законодательством. Соответственно, он может быть любым. Единственное условие заключается в том, что существуют минимальные суточные, регламентируемые трудовым кодексом. Они не подлежат налогообложению подоходным налогом.

ВАЖНО! Полученные суточные денежные средства не учитываются при расчете суммы отпускных для их оплаты по среднему заработку. Дни также исключаются из расчетного периода.

Денежные средства (аванс и сумма суточных на все дни пребывания) выдаются работнику непосредственно перед отъездом. Сроки перечисления – не позднее чем за день до даты отъезда. Основное трудовое вознаграждение выдается по факту возвращения. Это происходит в силу вероятности досрочного окончания действия командировки.

Минимальная сумма суточных относится к прочим видам прибыли и не облагается подоходным налогом. Также с данных начислений не совершается выплата страховых взносов в Пенсионный Фонд и ФСС. Денежные средства сверх минимальных отметок подлежат налогообложению в стандартном порядке.

Минимальный размер по ТК РФ

Минимально возможный размер суточных регулируется на законодательном уровне (ПП РФ №729). Сумма по этой статье расходов, не подлежащая налогообложению НДФЛ, регламентируется положениями статьи 217 НК РФ. Она составляет:

  • 700 рублей ежедневно – в пределах территории РФ;
  • 2500 рублей ежедневно – в другие государства.

Вам может быть интересно: МРОТ с 1 мая 2018 года

Пример расчета командировочных расходов

Следует рассмотреть расчет командировки на примере.

  1. Работник был направлен в рабочую командировку по России на срок в две недели. Сумма ежедневных суточных на предприятии составляет 500 рублей. Соответственно размер суточных будет равен: 14 * 500 = 7 тысяч рублей.
  2. Сотрудник был направлен в Эстонию на одну неделю. Размер суточных на предприятии составляет три тысячи рублей. В таком случае сначала надо вычислить сумму, облагаемую НДФЛ: 3000 – 2500 = 500 рублей. Далее высчитывается сумма, не облагаемая подоходным налогом: 2500 * 7 = 17 тысяч 500 рублей. Следом нужно рассчитать суточные, подлежащие налогообложению: 500 * 0.87 * 7 = 3 тысячи 45 рублей. Итоговая сумма будет составлять: 17500 + 3045 = 21 тысяча 545 рублей.

Действующее законодательство не ограничивает предприятия в вопросе максимального размера суточных начислений. Денежные средства выдаются в течение всего периода, вне зависимости от того, был ли день рабочим или выходным.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: