Когда предприятие не располагает средствами для предоставления сотрудникам арендованных или приобретенных служебных автомобилей, для совершения рабочих поездок они вынуждены использовать личный транспорт. В этих условиях организации обязаны ежемесячно компенсировать все затраты, понесенные трудящимися в ходе эксплуатации личных машин в служебных целях.
Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля
Регламент расчета и начисления компенсации за использование личного автомобиля должен быть зафиксирован в организации документально. Он может издаваться в качестве дополнения к трудовым договорам, прописываться в должностных инструкциях и т.д.
Если автомобиль сотрудника используется им, чтобы добираться до работы, затраты не подлежат возмещению. Исключения составляют моменты, когда в ходе таких поездок работник доставляет товары, работает в таксопарке или же развозит по домам сотрудников предприятия.
Основания для выплаты компенсации
Основаниями для возмещения затрат за использование транспорта работника в служебных целях могут являться следующие документы:
- Приложение или допсоглашение к трудовому контракту. В таком случае возврат начисляется, когда работа гражданина носит разъездной характер. Транспортное средство работника используется только им.
- Соглашение аренды авто, согласно которому личная машина работника передается во временное пользование организации. При этом работодатель становится ответственным за оформление страховки, проведение ремонтных и обслуживающих работ, оплату транспортных расходов и т.д.
- Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, подразумевающий оказание компании транспортных услуг. Такой документ носит гражданско-правовой характер, в нем прописываются сроки начисления денежных сумм и точный размер компенсации.
При наличии документа, регламентирующего обязанность компании по возмещению транспортных расходов гражданину, денежные средства начисляются на основании приказа о выплате компенсации, издаваемого руководителем.
Правила оформления компенсации
Денежное возмещение за расходы, понесенные владельцем ТС в процессе его эксплуатации в служебных целях, требует документального оформления:
- Соглашение, в котором прописываются особенности будущего использования машины. Приводится подробное описание транспорта: марка и модель, государственный регистрационный номер, тип, год производства. Также в договоре фиксируется сумма компенсации или алгоритм ее расчета, порядок оплаты.
- Личные документы, подтверждающие наличие прав собственности на ТС: копия техпаспорта и договора страхования ОСАГО.
Сумма компенсации определяется исходя из затрат, указанных в путевых листах. К ним прикладываются документы, подтверждающие расходование личных денежных средств гражданина на обслуживание машины в рабочее время.
Какие расходы подлежат возмещению
Обязательной оплате подлежат:
- текущий ремонт машины (оплачиваются только процедуры, которые потребовались во время использования ТС организацией);
- плановое и внеплановое техническое обслуживание;
- амортизация ТС;
- стоимость парковочных мест;
- приобретение топлива, смазки, незамерзающей жидкости и других расходных материалов (ГСМ).
Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:
- стоимость полиса страхования ОСАГО;
- траты на содержание автомобиля;
- оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.
ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.
Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.
Порядок расчета и размер выплаты
Законодательство не ограничивает работодателей в вопросе определения максимальной суммы возврата использования личных автомобилей сотрудников для рабочих нужд. Минимальные же значения таковы:
- легковой транспорт с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1,2 тыс. руб.;
- легковой транспорт с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1,5 тыс. руб.;
- мотоциклетный транспорт – 0,6 тыс. руб.
Все затраты на обслуживание машин, их ремонт, технический осмотр и т.д. оплачиваются полностью.
Пример расчета
Оплате подлежат только фактически отработанные сотрудником дни. Соответственно, период его отсутствия исключается. Сумма рассчитывается по следующим условиям:
- установленный договором размер начисления – 6 тыс. руб. ежемесячно;
- месяцы, за которые начисляется выплата – апрель и май;
- в течение оплачиваемого периода работник оформлял больничный – 16 суток временной нетрудоспособности.
Рекомендуем к прочтению: Порядок возмещения затрат сотрудника на мобильную связь
Таким образом, размер помощи за два месяца будет составлять:
- Количество рабочих дней в периоде: 21 + 20 = 41 день.
- Сумма за сутки: 6 000 * 2 (за два месяца) / 41 = 292 руб. 68 коп.
- Фактические отработанные дни: 41 — 16 = 25 дней.
- Итоговая сумма возмещения: 25 * 292,68 = 7 тыс. 317 руб.
Таким образом, перевод денежных средств за использование собственного автомобиля в рабочих целях за отработанные дни будет равен 7317 рублей.
Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации
Описываемая помощь не подлежит обложению подоходным налогом. Она выплачивается работнику в полном размере без каких-либо удержаний. Помимо НДФЛ, с этой суммы также не уплачиваются взносы в Пенсионный фонд, на обязательное медицинское страхование и в ФСС.
