Авансовый отчет – документ, отражающий целевое использование финансов предприятия сотрудниками. Эта ведомость входит в число обязательной отчетности. Основная цель его заполнения заключается в осуществлении контроля движения и траты финансов внутри предприятия.
Как оформить авансовый отчет
Документ должен содержать следующую информацию:
- название предприятия;
- дата оформления отчетности;
- сумма выделенных денег;
- основная цель выдачи денег;
- документация, подтверждающая факт расходов.
Отчетность также содержит сведения о перемещении финансов, их учете, аналитическом счете и другой информации, способной отразить суммы выделенных, потраченных и вернувшихся денег.
Авансовый отчет заполняется уполномоченными сотрудниками отдела бухгалтерии. Эта информация заверяется начальником организации.
В отрывной записке отражается сумма потраченных и подлежащих возврату денег. После утверждения она выдается подотчетному лицу. Обратная сторона содержит расшифровку расходов. На ней указывается счет предприятия, который изменяется из-за списания денег на определенные траты.
Возмещение расходов по авансовому отчету
Налоговое законодательство регламентирует сроки составления документа для возмещения потраченных денег. За три рабочих дня материально ответственный сотрудник должен отчитаться перед бухгалтерией.
ВНИМАНИЕ! В ситуациях, когда подотчетным лицом была израсходована выделенная сумма не полностью, в авансовый отчет также включается информация об оставшихся финансах. Эта сумма и является возвратом.
Возможные и другие ситуации, при которых сотрудник сначала израсходовал собственные финансы, а уже потом предъявил документы на возмещение. Несмотря на то что процедура отличается, она все равно оформляется через представительские расходы авансового отчета.
Заявление о выдаче денег под отчет
Назначение аванса происходит путем составления и подачи соответствующего заявления. Для его заполнения не предусмотрено унифицированной формы.
Стандартная форма такого заявления содержит следующие сведения:
- информация о лице, которому направляется заявление;
- информация о заявителе;
- суть заявления – просьба о выдаче денег в определенном размере;
- причина необходимости денег;
- дата составления и подпись заявителя;
- подпись бухгалтера, подтверждающая факт отсутствия задолженность по ранее выданным суммам;
- подпись руководителя о принятии заявления.
Бланк заявления организация разрабатывает самостоятельно, но исключать хотя бы один из указанных пунктов нельзя.
Какие документы являются обоснованием расходов
Авансовый отчет составляется вместе с документами, подтверждающими факт расходов. Ими могут быть:
- товарный чек;
- кассовый чек;
- приходный кассовый ордер (ПКО) и т. д.
В стандартном чеке содержится следующая информация:
- наименование;
- дата покупки;
- наименование организации, в которой приобретен товар;
- сведения о проведенной операции;
- количество и цена каждого наименования в чеке;
- должность, инициалы и подпись продавца.
Товарный чек не составляется по унифицированному бланку. Однако в нем должны указываться основные реквизиты, требуемые для подтверждения расходов. Он используется в субъектах, работающих по ЕНВД, потому что они не работают с контрольно-кассовой техникой.
СОВЕТ! При отсутствие чека к отчету можно приложить другой бланк строгой отчетности. Например, при отправлении сотрудника в командировку – посадочный талон на самолет, билет на поезд и т. д.
Если подтверждающих документов нет
В отсутствие подтверждающей документации авансовый отчет составить нельзя. Если подотчетное лицо не может предъявить доказательства правомерности трат, организация вправе в полной мере требовать возврат потраченных денег.
Налоговое законодательство не запрещает организациям принимать отчетность без подтверждающих документов. Однако выданные под отчет средства в такой ситуации нельзя включить в расходы при работе по упрощенной системе налогообложения.
Бланк авансового отчета и образец заполнения
Правила заполнения авансовой отчетности требуют использовать определенный бланк:
- в электронном виде – форма 0504505;
- в письменном виде – форма АО-1.
Образец бланка авансового отчета доступен по ссылке.
Первая часть документа заполняется подотчетным лицом. В ней указывается:
- ОКПО код организации;
- основные сведения о сотруднике.
Во второй части заполняются две графы:
- информация о полученных средствах от компании на хозяйственные траты;
- сведения о бухгалтерских счетах и проведенных операциях.
Последняя часть заполняется на оборотной стороне бланка. В ней прописывается перечень предоставленной подтверждающей документации и вся информация о ней.
Предоставлять чеки требуется, вне зависимости от того, были ли выданы средства наличными или переведены на банковскую карту.
Рекомендуем: Как оформить авансовый отчет по служебной командировке.
