Правила заполнения авансового отчета

Авансовый отчет – это документ, отражающий целевое использование финансов предприятия сотрудниками. Данная ведомость входит в число обязательной отчетности. Основная цель его заполнения заключается в осуществлении контроля движения и траты финансов внутри предприятия.

Как оформить авансовый отчет

Правила заполнения авансового отчета

Предъявляемые требования к заполнению документа подразумевают наличие в нем следующей информации:

  • название предприятия;
  • дата оформления отчетности;
  • сумма выделенных денежных средств;
  • основная цель выдачи денег;
  • документация, подтверждающая факт расходов.

Отчетность также содержит сведения о перемещении финансов, их учете, аналитическом счете и другой информации, способной отразить суммы выделенных, потраченных и вернувшихся денег.

Авансовый отчет заполняется уполномоченными сотрудниками отдела бухгалтерии, после чего вся информация заверяется его начальником. В результате в отрывной записке отражается сумма потраченных и подлежащих возврату денег. После утверждения она выдается подотчетному лицу.

Обратная сторона содержит подробную расшифровку расходов. На ней указывается счет предприятия, который подлежит изменению посредством списания затрат.

ВНИМАНИЕ! Описываемый документ заполняется только в оригинальном виде, без копий.

Возмещение расходов по авансовому отчету

Налоговое законодательство регламентирует сроки составления описываемого документа для возмещения потраченных денег. За отведенный период член коллектива, которому были выделены финансы, обязан отчитаться перед бухгалтерией: это три рабочих дня с наступления суток окончания периода, на который были выданы наличные.

В ситуациях, когда подотчетным лицом была израсходована выделенная сумма не полностью, в авансовый отчет также включается информация об оставшихся финансах. Эта сумма и является возвратом.

Возможные и другие ситуации, при которых сотрудник сначала израсходовал собственные финансы, а уже потом предъявил документы на возмещение. Несмотря на то что процедура отличается, она все равно оформляется через представительские расходы авансового отчета.

ВАЖНО! Если деньги не потрачены, то они возвращаются в кассу без составления какой-либо дополнительной отчетности.

Заявление о выдаче денег под отчет

Назначение аванса происходит путем составления и подачи соответствующего заявления. Для его заполнения не предусмотрено какой-либо унифицированной формы (исключение: бланк, регламентирующийся локальными нормативными актами). Деньги под отчет перечисляются на основании его принятия.

Стандартная форма такого заявления должна содержать следующие сведения:

  • информация о лице, которому направляется заявление;
  • информация о заявителе;
  • суть заявления – прошение о выдаче денежных средств в требуемом размере;
  • причина необходимости выдачи денег;
  • дата составления и подпись заявителя;
  • подпись бухгалтера, подтверждающая факт отсутствия задолженность по ранее выданным суммам;
  • подпись руководителя о принятии заявления.

То есть, бланк заявления организация может разработать самостоятельно, но исключать какой-либо из вышеприведенных пунктов нельзя.

Какие документы являются обоснованием расходов

Авансовый отчет обязательно должен составляться вместе с документами, подтверждающими факт расходов. Ими могут являться:

  • товарный чек;
  • кассовый чек;
  • квитанция ПКО и т.д.

Наиболее распространенным из них является кассовый чек. Он выдается при приобретении товаров и услуг. В стандартном чеке содержится следующая информация:

  • наименование;
  • дата покупки;
  • наименование организации, в которой был приобретен товар;
  • все сведения о проведенной операции;
  • количество и цена каждого наименования в чеке;
  • должность, инициалы и подпись продавца.

Товарный чек, в отличие от кассового, не составляется по унифицированному бланку по причине его отсутствия. Однако независимо от этого в нем должны указываться основные реквизиты, требуемые подтверждения расходов. Он используется в субъектах, работающих по ЕНВД, потому что они не работают с контрольно-кассовой техникой. Квитанции ПКО используются в тех случаях, когда покупатель оплатил услугу или товар, но еще не получил ее.

В их отсутствие к отчету можно приложить любой другой бланк строгой отчетности. Например, при отправлении сотрудника в командировку, таковым будет являться посадочный талон на самолет, билет на поезд и т.д.

Если подтверждающих документов нет

В отсутствие подтверждающей документации авансовый отчет составить нельзя. Если подотчетное лицо не может предъявить ее, то организация может в полной мере требовать возврат потраченных денежных средств. Это позволит избежать необходимости выплаты налоговых сборов.

Налоговое законодательство не запрещает организациям принимать отчетность без подтверждающих документов, однако в таком случае с денежных средств потребуется заплатить:

  • сотруднику – подоходный налог;
  • компании – страховые взносы.

Помимо этого, выданные под отчет средства в такой ситуации нельзя включить в расходы при работе по упрощенной системе налогообложения.

Бланк авансового отчета и образец заполнения

Правила заполнения авансовой отчетности требуют использовать определенный бланк:

Правила их оформления представлены ниже:

Первая часть заполняется подотчетным лицом. В ней указывается:

  1. ОКПО код организации;
  2. Основные сведения о сотруднике.

первая часть авансовой отчетности

Во второй части присутствует две графы.

  1. В первую вносится информация о полученных средствах от компании на хозяйственные траты;
  2. Во вторую – сведения о бухгалтерских счетах и проведенных операциях.

вторая часть авансовой отчетности

Последняя часть заполняется на оборотной стороне бланка. В ней прописывается перечень предоставленной подтверждающей документации и вся информация о ней.

третья часть авансовой отчетности

Все денежные средства компании, выданные персоналу на траты организации, в обязательном порядке должны быть подтверждены соответствующими документами. В противном случае нельзя будет составить авансовую отчетность и избежать уплаты налогов и взносов. Предоставлять чеки требуется в любом случае, вне зависимости от того, были ли выданы средства наличными или же переведены на банковскую карту.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: