Командировочные поездки, оформляемые на один день, предполагают возможность возвращения работника домой сразу после выполнения задания. В связи с этим алгоритм оформления таких поездок и их оплаты несколько отличается от обычных командировок.
Как оформить однодневную командировку
Статья 16 Трудового кодекса РФ определяет термин «командировка» как поездку сотрудника предприятия до места выполнения задания, которое, как правило, находится в другом населенном пункте. Положение о командировочных отправлениях №749 не ограничивает минимальные и максимальные периоды их продолжительности в календарных днях. Из этого понятно, что однодневная командировка тоже является такой поездкой и, следовательно, она должна оформляться в предусмотренном законом порядке.
Отправить в командировку можно далеко не каждого сотрудника. Действующее трудовое законодательство запрещает организациям отправлять в поездки граждан, относящихся к следующим категориям:
- лица, не достигшие совершеннолетнего возраста;
- женщины, находящиеся в положении;
- сотрудник, который оформлен по месту работы на основании заключенного ученического договора;
- женщины, имеющие одного или более детей в возрасте до трех лет;
- работники, которые являются родителями-одиночками;
- сотрудники, постоянно осуществляющие уход за недееспособным или нетрудоспособным близким родственником;
- граждане, которым присвоена группа инвалидности.
ВАЖНО! Для того чтобы получить возможность отправления граждан, перечисленных выше, в однодневную служебную поездку, работодателю в обязательном порядке потребуется получить от них согласие.
Необходимость ежедневного возвращения домой после выполнения поставленной задачи при командировках определяется руководителем организации или другим сотрудником, обладающим полномочиями на принятие таких решений. Каждый случай подлежит рассмотрению в индивидуальном порядке. На итоговый вердикт влияют такие параметры, как:
- отдаленность населенного пункта, в котором будет выполняться поставленная задача;
- возможность транспортного сообщения с местом прохождения командировки;
- технические особенности поставленной задачи;
- наличие или отсутствие необходимости предоставления сотруднику отдыха в конкретной поездке.
Если после выполнения поставленной задачи гражданин примет решение остаться и не возвращаться домой, то он должен согласовать его с работодателем. В случае одобрения компания в дальнейшем возместит ему денежные средства, потраченные на съем жилья и питание. Однако в такой ситуации поездка перестанет классифицироваться как однодневная, соответственно, изменится порядок начисления суммы командировочных за нее.
Алгоритм оформления
Гражданину выдается служебная записка, в содержании которой указывается подробное описание предстоящей задачи. Непосредственно в день оформления составляется приказ, на основании которого в дальнейшем рассчитывается размер суточных, компенсационных выплат за понесенные расходы личных денежных средств, а также определяется сумма командировочной заработной платы, которую нужно будет выплачивать работнику.
Необходимые документы
На законодательном уровне форма, которую требовалось бы использовать для составления приказа об отправлении работника на служебное задание, отсутствует. Компаниям разрешается использовать бланки собственной разработки.
В типовой форме документа должны прописываться следующие сведения:
- дата составления, Ф. И. О. и должность лица, издавшего приказ;
- порядковый номер (требуется для учета приказа в реестре документации предприятия);
- Ф. И. О. и полное наименование должности рабочего, отправляющегося в поездку;
- длительность командировки;
- реквизиты организации, выступающей принимающей стороной;
- алгоритм оплаты;
- подробное описание поставленной задачи.
ВНИМАНИЕ! Оформление однодневной командировки не подразумевает обязательное использование формы служебного задания: выбор остается за сотрудниками, оформляющими поездку.
Порядок оплаты однодневной командировки
Алгоритм оплаты служебной поездки не зависит от ее длительности. Расчет суммы основывается на показателях среднедневной заработной платы гражданина за расчетный период в двенадцать календарных месяцев.
Помимо этого, при однодневных заданиях работодатель также должен компенсировать личные расходы гражданина:
- стоимость проезда (или стоимость топлива);
- питание и т.д.
Размер компенсационных выплат и алгоритм их начисления (выдача авансов или же оплата постфактум) может определяться условиями трудового соглашения гражданина, коллективным договором или локальным нормативным актом предприятия.
ВНИМАНИЕ! Размер выплаченных сумм, которые компенсируют расходы, может быть дифференцирован (сумма может изменяться в зависимости от занимаемой гражданином должности).
Особенности выплаты суточных
Суточные при однодневных командировках начисляются особым образом: согласно терминологии, прописанной в ст. 168 ТК, данными выплатами считаются денежные начисления, не требующие предоставления отчетности об их трате. То есть гражданин может потратить полученные им суточные за один день командировки любым способом.
Выплата суточных при однодневных командировках в пределах территории нашего государства на законодательном уровне не регламентирована. Руководитель компании обладает правом принятия самостоятельного решения по оплате расходов сотрудника. За заграничные командировки на 1 день суточные начисляются в пятидесятипроцентном размере от той суммы, в которой они бы выплачивались, если бы длительность поездки была больше.
Если сотрудник может подтвердить трату своих суточных в течение поездки, то с данных выплат подоходный налог не удерживается. В случае отсутствия чеков, квитанций и других документов размер освобождаемой от налогообложения суммы будет составлять 700 и 2500 рублей при поездках по территории России и за границу соответственно. Данное правило регулируется содержанием письма Министерства финансов №03-04-07/6189.
