Как составить и утвердить график отпусков

Для того чтобы каждый сотрудник мог ежегодно отдыхать, не мешая при этом рабочему процессу, на предприятиях составляют график отпусков. Это нормативный документ, который создают служащие отдела кадров по образцу, утвержденному трудовым законодательством. Он является обязательным в компании, и соблюдать его должны все без исключения члены коллектива, в том числе и руководитель.

Когда следует составлять график отпусков на следующий год

график отпусков

Расписание отпусков сотрудников на будущий год должно быть полностью готово за 14 дней до его наступления, т.е. ориентировочно 15-17 декабря. Основанием для составления табеля является приказ директора. Чтобы он был готов к назначенному сроку, начальники различных подразделений начинают собирать данные заранее.

При составлении очередности отпусков учитываются пожелания персонала. Предоставление отпусков сотрудникам обязанность любого работодателя. Есть категории, мнение которых принимается во внимание в первую очередь:

  • многодетные матери, дети которых не старше 12 лет;
  • несовершеннолетние;
  • родители или опекуны ребенка до 18 лет с инвалидностью;
  • люди, имеющие особые заслуги перед родиной: герои труда, кавалеры ордена Славы и Трудовой Славы, участники и инвалиды ВОВ, герои Советского Союза и Российской Федерации, почетные доноры, а также пострадавшие в результате ядерных катастроф.

Также есть категории людей, которые имеют законное право отдыхать в любое время года:

  • те, кто работает по совместительству и берет отпуск на основной работе;
  • беременные женщины и их мужья, если есть показания и назначение врача;
  • несовершеннолетние;
  • жены военных имеют право отдыхать вместе со своими мужьями.

ВНИМАНИЕ! Сотрудник может уходить на отдых согласно отпускного графика только после того, как он отработал не менее полугода в этой организации, кроме категорий граждан, названных выше.

Кто отвечает за составление графика

Если в компании есть отдел кадров, то его начальник является ответственным за составление расписания. Если такого подразделения нет, то руководитель может назначить составителем любого сотрудника: секретаря, бухгалтера, или заняться этим самостоятельно.

Ответственный дает поручение руководителям других отделов изучить пожелания своих подчиненных касательно периодов работы и предполагаемого отдыха. Они собирают информацию и сдают ее в письменном в виде. Кадровик составляет сводную таблицу, куда вносит полученные данные, подписывает ее и издает приказ, который затем подписывает руководитель.

Правила составления графика отпусков

Этот план начальник отдела кадров составляет на основании штатного расписания, в котором указаны все необходимые данные о каждом работнике: Ф. И. О., должность, подразделение, табельный номер. Кроме того, в нем должны быть отражены:

  1. Полные реквизиты компании.
  2. Мнение профсоюза касательно сводной таблицы, если таковой имеется в организации. Ставится дата ознакомления (утверждения).
  3. Указывается, когда был составлен список.
  4. Подпись руководителя, хотя она и стоит перед таблицей, ставится в последнюю очередь, т.е. только после того, как список был согласован со всеми членами коллектива.
  5. Основные данные: отделы, Ф. И. О. работников, их должности, табельный номер и желаемое время отпуска.
  6. Далее свои подписи ставят начальники подразделений, уже после того, как их подчиненные согласились с установленными сроками.

Весь год табель будет заполняться и корректироваться, даты могут переноситься по желанию работников, которые имеют уважительную причину. Отдел кадров обязан за две недели сообщать членам коллектива о предстоящем отдыхе. Без оповещения персонал имеет полное право отказаться уходить со службы в назначенное время.

ВНИМАНИЕ! Оплачиваемый перерыв в работе составляет 28 дней. Он может быть разделен на несколько частей. Главное условие – чтобы первая из этих частей отпуска была не меньше двух недель. Отдых может переноситься по желанию сотрудников на следующий год и даже позже.

Что необходимо отразить в графике

Обязательно указываются данные всех работников предприятия, они классифицируются по подразделениям. У каждого должен быть табельный номер, в том числе и у директора. Напротив каждой фамилии ставится предполагаемый диапазон дат перерыва в работе. Он в большинстве случаев составляет 28 дней, а для инвалидов, педагогов, работников вредных производств и опасных условий труда может быть увеличен. Также к этим дням могут быть добавлены те, что не были использованы в прошлых расчетных периодах. Если человек желает разделить отпуск на части, то его фамилию указывают в графике столько раз, сколько отдельных периодов он хочет использовать в следующем рабочем году.

Образец графика

Для составления этого документа существует форма № Т-7, которая утверждена Госкомстатом России 5 января 2004 года. Специалисты кадровой службы используют разные программные ресурсы для создания документа: это может быть как Word, так и Excel.

Бланк Т-7 для заполнения можно скачать по ссылкам: doc и xls. Заполненный образец графика отпусков сотрудников по форме Т-7 доступен для загрузки здесь.

Эта форма носит рекомендательный характер: разрешается использовать и любые другие бланки, в т.ч. разработанные самостоятельно.

Правила внесения изменений в график отпусков

Работники могут попросить о переносе отпуска и, если это не мешает трудовому процессу, по согласованию с руководством использовать его в другое время. Тогда они пишут заявление, в котором указывают причину. Хорошо, если у них на руках есть бумаги (например, назначения врача), в которых указаны основания для переноса. После этого издается приказ о переносе, новые даты основного оплачиваемого отпуска вносятся в табель, там же указывается номер приказа, а в комментариях – причина, по которой он переносится.

ВНИМАНИЕ! Если в компании появляются новые сотрудники, которые пришли на работу после составления таблицы, то в нее вносятся дополнения по этим работникам в виде приложений. Составляются они так же, как и основной график: вносятся данные подчиненных, согласуются руководителями подразделений, ставятся подписи.

Порядок утверждения графика

По закону готовый табель не обязательно обнародовать среди персонала, но для того, чтобы работники ему следовали и четко помнили даты положенного им отдыха, рекомендуется не только предоставить его для ознакомления, но и попросить их поставить подпись в соответствующей их фамилии графе. Столбец для подписей можно добавить как в саму таблицу, так и сделать в виде отдельного списка.

Образец приказа

Приказ об утверждении графика отпусков не является обязательным документом, т.к. в самом плане уже есть все необходимые данные: даты начала отпуска и его окончания, причем как основного, так и дополнительного, если таковой предусмотрен. Есть также подписи руководителей и директора.

Однако работодатель имеет право составить приказ, в котором он обязует начальников подразделений собрать пожелания подчиненных и вовремя сдать их ответственному лицу для составления расписания.

С образцом составления приказа можно ознакомиться, скачав его по ссылке.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
Владимир Сысоев
Владимир Сысоев / автор статьи
Действующий юрист по Трудовому праву, руководитель отдела кадров. Стаж работы более 10 лет.
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: