Как провести инвентаризацию ценностей при смене материально ответственного лица

Инвентаризация ценного имущества на предприятии проводится по графику. Но иногда возникает необходимость внеплановой проверки.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация – проверка состояния имущества, которое находится на финансовом балансе организации. Ценности подвергаются описи для того, чтобы получить сведения о сохранности имущества и наличии дефектов.

Какие нормативные акты регулируют проведение инвентаризации имущества

Трудовое законодательство обязывает руководителя организации проводить инвентаризацию, когда сменяется сотрудник на материально ответственной должности. Проверка регламентируется законодательными актами, представленными в таблице.

Ответственность за причиненный организации ущерб возлагается на всех сотрудников, но аудит обязателен только при увольнении лица, ответственного за имущество компании.

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация проходит пять этапов:

1. Издание соответствующего приказа.
2. Утверждение состава комиссии.
3. Проверка.
4. Оформление приема-передачи имущества.
5. Издание указания о возложении ответственности на нового сотрудника.

Распоряжением директора утверждаются работники, которые входят в состав комиссии:

• руководитель отдела;
• бухгалтер;
• компетентные в проведении проверки работники.

При описи обязательно присутствие ответственного за ценности лица. Это условие создано, чтобы избежать спорных ситуаций, например, при выявлении недостачи.

ВНИМАНИЕ! В состав комиссии могут входить представители сторонних аудиторских организаций. Единственное условие: участие в проверке хотя бы одного работника проверяемой организации.

Инвентаризация при смене материально ответственного лица

Проверка при замене сотрудника, ответственного за сохранность имущества, выполняется иначе, чем ежегодная инвентаризация:

1. Составляется расписка о прекращении работы по прибытию-убытию проверяемых объектов.
2. Расписка включает в себя резолюцию о передаче отчетной документации.
3. Передача ценностей заверяется описью и актом приема-передачи, где указывается стоимость каждого вида имущества и общая.
4. Опись проводится в присутствии прежнего и нового работников.

Процедура передачи товарно-материальных ценностей происходит в последнюю рабочую смену ответственного сотрудника.

Как провести инвентаризацию без материально ответственного лица

Пункт 2.10 приказа Министерства финансов № 49 гласит, что работник, несущий ответственность за ценности, не вправе входить в состав экспертной комиссии, которая будет проверять его деятельности. Однако его присутствие обязательно.

ВАЖНО! Результаты проверки, проведенной в отсутствие ответственного лица, недействительны.

Как оформить результаты проверки

Результаты проверки фиксируются в следующих документах компании:

• ежемесячная отчетность;
• отчетность по итогам года;
• отчетная документация, издаваемая на дату реорганизации или ликвидации фирмы.

Если ценности были взяты на временное пользование по договору аренды, то требуется составить отдельную опись приема-передачи. Помимо результатов, в ней следует указать:

• полное наименование организации;
• название фирмы, у которой были взяты ценности в аренду;
• список ценностей, их инвентарные номера и единицы измерения (штуки, килограммы, рубли);
• информация об арендованном имуществе согласно данным бухгалтерского учета;
• реквизиты арендного соглашения.

К дополнительной описи требуется приложить копию акта о результатах проверки.

Правила списания порчи или недостачи

При обнаружении порчи, недостачи или излишков ценностей, экспертная комиссии оформляет специальную ведомость расхождения. Она составляется по унифицированной форме по ОКУД 0504092.

Пример бланка представлен по ссылке.