Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Восстановление трудовой книжки при утере – трудозатратная процедура. Потерять этот важный атрибут производственных отношений может сам работник, но бывают случаи, когда происходит массовая утеря: например, вследствие чрезвычайного происшествия. В целом ситуации, когда возникает необходимость выдачи дубликата, возникают нередко.

Как восстановить трудовую книжку

трудовая книжка

Распространены случаи, когда главный документ, подтверждающий всю рабочую деятельность, теряется у гражданина после увольнения, в результате чего трудовую можно обнаружить дома у сотрудника. Но случается и такое, что работник теряет книжку будучи трудоустроенным, если она оказалась у него, а затем бесследно исчезла. Такое происходит, если работнику отдали трудовую на основании ст. 62 ТК РФ с целью предоставления в пенсионный фонд или органы социального страхования.

Когда гражданин сам утратил свой документ в силу форс-мажорных обстоятельств, рекомендуется сразу же сообщить последнему работодателю и составить заявление о предоставлении нового документа. Организация не позднее 15 календарных дней обязуется предоставить работающему дубликат.

Сегодня доступна услуга оформления документов в Многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг. Это учреждение сформулирует запросы и направит их предыдущим работодателям. Если некоторые из предприятий уже ликвидированы, это сэкономит время и силы. МФЦ запросит информацию в архиве, после чего записи восстанавливаются. Подобная услуга услуга восстановления бесплатна.

ВНИМАНИЕ! В восстановленном таким образом документе будут отражены только факты официального трудоустройства.

Куда следует обращаться

Восстановление трудовых книжек возможно при участии Пенсионного фонда и других инстанций, наделенных необходимыми для этого полномочиями. Для их получения у действующего работодателя направляется обращение в указанные структуры:

  1. К прошлым работодателям с подтверждением стажа в виде справок, выписок и т.д.
  2. В архив по месту расположения предприятий. Если они ликвидированы, архив выдает соответствующие справки, в которых указано, когда и сколько времени работал гражданин.
  3. В суд. При наличии иска судебное учреждение направляет запросы на адрес искомых предприятий для получения информации.
  4. В Пенсионный фонд высылается письмо с запросом на предосталение информации о стаже заявителя.

Как правильно составить заявление

Заявление о предоставлении нового документа пишется лично сотрудником на имя работодателя. В заявлении называется причина утраты, а затем излагается просьба. В завершение проставляется дата написания и личная подпись заявителя. Ошибки и зачеркивания в заявлении исключены. Заявление не адресуется сотруднику отдела кадров: в качестве адресата вписываются данные руководителя, реквизиты, электронная почта.

Скачать образец заявления

Корректно составленное заявление доводит до адресата причину утери, содержит просьбу о выдаче документа и завершается личной подписью работника. Нередко у организаций есть заранее разработанные бланки таких заявлений. Печать и подпись руководителя ставит работодатель персонально.

ВАЖНО! Независимо от того, на ком лежит вина за утерю, следует обращаться  к последнему работодателю. Для начала подается заявление на восстановление (или оформление дубликата) по текущему месту трудоустройства.

При утере работником

Когда документ, подтверждающий профессиональную деятельность и трудовой стаж, пропадает по вине работника, для его восстановления придется обратиться к последнему работодателю и составить соответствующее заявление. Если на руках осталась копия, то ее предоставляют в кадровую службу. Организация обязана зарегистрировать поданную бумагу и оформить дубликат не позднее 15 дней.

Наниматель не вносит информацию об организациях, где работал сотрудник: запись сведений происходит только на основании трудовых договоров, сведений личной карточки, приказов. Вносить факты профессиональной деятельности требуется без указания конкретных предприятий.

Информация вносится  работодателем, а не работником. Заполнение книжек производит представитель кадровой службы исходя из хранящейся у него и собранной сотрудником подтверждающей документации.

При утере работодателем или массовой утере

В случае потери трудовых книжек работодателем юридическое лицо отвечает за восстановление утраченной информации. Порядок действий зависит от факторов, вследствие которых произошла потеря документов. Предприятие обязано выполнить все те же процедуры, что и при потере работающим, но в этом случае самостоятельно.

В Российской Федерации существует два варианта ответственности нанимателя за утрату основного документа, подтверждающего трудовую деятельность:

  • обязательство восстановления данных о стаже;
  • материальная ответственность.

ВНИМАНИЕ! Материальная ответственность может возникнуть, если трудовая была утрачена специально, со злым умыслом.

Иногда документ находится через какое-то время: он может быть у сотрудника дома, если он забрал его временно, например, для оформления пенсии, поэтому прежде чем произвести замену трудовой книжки, рекомендуется дать кадровой службе время для розыска. Кроме того, важны следующие моменты:

  • необходимо предоставить наибольшее количество фактов: в книге движений трудовых книжек отражаются дата, номер документа при трудоустройстве;
  • следует проверить личное дело сотрудника: возможно, там находится расписка о том, что работник забрал документ;
  • необходимо установить, не было ли изменения фамилии у работающего до приема в компанию или уже во время работы;
  • если поиски не дали результата, приступать к оформлению дубликата.

В этой ситуации события развиваются так:

  1. Если гражданин нигде не работал или работал неофициально, то служба персонала оформляет дубликат, используя сведения приказов при найме, а также других кадровых документов.
  2. Если данные о профессиональной деятельности были в другое время зафиксированы в организациях, то потребуется предоставление сведений от предыдущих работодателей. Иногда с целью уточнения информации потребуется официальный запрос в эти компании.
  3. Если предыдущая организация уже не функционирует, для восстановления книжки понадобится намного больше времени. Если компания реорганизована или присоединена к другой, то документы хранятся в новой организации. Юридические лица в процессе ликвидации передают документы в государственный архивный орган для хранения. В этом случае отправляется запрос в государственный архив по месту работы предприятия, приостановившего свою деятельность.
  4. Если ответа не будет или данные не сохранились, подается обращение в ПФР с аналогичным запросом. Но это работает только если сотрудник работал на предприятии недавно, поскольку регистрация застрахованных в базе обязательного пенсионного страхования существует в нашей стране несколько лет.

При утере трудовых книжек работодателем по причине непредвиденной чрезвычайной ситуации стаж будет определен учрежденной комиссией. Такая комиссия создается учреждениями исполнительной власти РФ. В состав входят сами организации, члены профсоюзов и других уполномоченных органов. В процессе работы создается акт установленной формы, где указываются такие данные:

  • главный рабочий период;
  • совокупный стаж;
  • название должности (профессии), занимаемой штатной единицей.

Вам может быть интересно: Правила оформления трудового договора

Какие записи должны быть в дубликате трудовой книжки

При создании дубликата руководствуются пунктом 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, где указано, какая информация в них записывается:

  • об общем стаже до момента поступления на работу в организацию на основании подтверждающих документов;
  • о профессиональной деятельности, наградах и благодарностях, внесенных в трудовую по последнему месту работы.

Данные о стаже учитываются работодателем на основании предоставленных сотрудником документов, удостоверяющих общий страховой стаж работающего до момента постановки на учет в Пенсионный фонд Российской Федерации в качестве застрахованного лица.

Следует помнить, что при утрате трудовой книжки все данные о стаже аннулируются, поэтому сотрудник должен быть заинтересован в правильном заполнении трудовой книжки при восстановлении и приложить все усилия для достоверного сбора данных.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 4, средняя оценка: 4,75 из 5)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: