Трудовая книжка – основной документ работающего человека. Он содержит все сведения о местах работы и имеющемся стаже. Постановление правительства РФ № 225 регламентирует форму оформления и заполнения этого документа.
- Основные правила заполнения трудовой книжки
- Инструкция
- Внесение изменений и исправлений
- Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые
- Оформление первого листа
- Образцы записей в трудовой книжке
- О приеме на работу
- О переводе на другую должность
- О переименовании должности
- О переименовании организации
Основные правила заполнения трудовой книжки
При каждом трудоустройстве в книжку вносится соответствующая запись. Основные правила ее внесения:
- Ведение учета информации производится в письменном виде – от руки шариковой ручкой синего или черного цвета.
- Каждая строка обладает порядковым номером.
- Первая страница содержит сведения о персональных данных сотрудника, которые сравниваются с паспортом при поступлении на должность.
- На первой странице располагается подпись и печать кадровика, которым была заведена книжка и сделана первая запись.
Инструкция
Для заполнения трудовой требуется наличие следующих документов:
- паспорт или другое удостоверение, идентифицирующее личность владельца;
- диплом об образовании;
- журнал ведения учета движения документооборота;
- устав предприятия (свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя);
- печать с оттиском герба фирмы.
Сведения о местах трудоустройства вносятся по строчкам. В каждой из них прописывается следующая информация:
- Номер строчки. Нумерация начинается с единицы и продолжается по целым числам. В ряде случаев разрешается вводить десятичные номера (например, при корректировке одинаковых строчек).
- Вторая графа может включать даты заполнения приема, увольнения, перевода на другое место, изменения наименования должности или организации.
- Далее оставляется основная запись.
- Последняя графа содержит данные о документе, подтверждающем достоверность вносимых данных. При трудоустройстве – приказ о приеме на работу, при увольнении – приказ о прекращении действия или расторжении договора.
Этот раздел может содержать иные дополнительные события:
- Записи о совмещении деятельности на нескольких местах работы.
- Дополнительное образование.
- Изменение наименования предприятия без переименования должности и места трудоустройства.
- При реорганизации фирмы – информация об увольнении и зачислении на работу.
Внесение изменений и исправлений
Так как форма заполняется от руки, не исключается возможность возникновения ошибок. Трудовой кодекс РФ определяет правила исправления недостоверных сведений о работе.
Это требуется при следующих обстоятельствах:
- обнаружение неточных или неправильно оформленных строчек;
- наличие ошибок в персональных данных владельца, названии предприятия и т. д.;
- необходимость отмены действия события на основании судебного вердикта;
- обнаружение пропущенной записи (нарушение нумерации).
Корректировка выполняется в два этапа.
- Отмена предыдущего события путем признания его недействительным.
- Внесение достоверной информации в следующей строке.
Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые
При первичном трудоустройстве вся информация вносится работником организации, отвечающим за прием персонала. После чего документ отдается на хранение в архив организации, где он находится до момента увольнения.
Оформление первого листа
Первая страница включает информацию о владельце. Последовательно вносятся следующие данные:
- Ф. И. О.;
- дата рождения;
- информация об образовании;
- наименование специальности по диплому;
- дата внесения информации;
- подпись владельца;
- подпись должностного лица;
- печать предприятия.
Пример заполнения первой страницы трудовой книжки:
Образцы записей в трудовой книжке
Все записи, вне зависимости от того, устраивается сотрудник по срочному договору или длительному, по совместительству или в качестве основного места работы, должны содержать реквизиты документа, на основании которого гражданин зачисляется или увольняется с должности.
О приеме на работу
Пример внесения записи о приеме на работу:
Запись о временном приеме на работу:
О переводе на другую должность
В ряде случаев может произойти смена места работы без увольнения. Независимо от того, производится перевод внутри предприятия или между организациями, в документ вносятся сведения о приеме гражданина на работу. Пример такой записи:
О переименовании должности
Запись о переименовании должности отражается в отдельной строке и содержит:
- порядковый номер;
- дату;
- пишется фраза «Наименование должности «…» изменено на «…»»;
- реквизиты приказа о проведении смены названия.
ВАЖНО! Если при этом у работника меняется список обязанностей, процедура выполняется путем заполнения строчки об увольнении и устройстве.
О переименовании организации
Запись о реорганизации также вносится в документ: «Предприятие сменило название с «…» на «…»». Однако такое возможно только при изменении именно наименования. Если вместе с этим меняется и тип компании, например, ООО было изменено в ОАО, оформляется строка об увольнении по соглашению сторон, а затем – о приеме.
Образец такой записи:
ВНИМАНИЕ! Если в трудовой книжке заканчивается свободное место, не заводится новая. Кадровая служба вклеивает вкладыш с чистыми страницами.