Правила заполнения трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка – это основной документ работающего человека. Он содержит все сведения о местах работы и имеющегося стажа. Законодательство РФ, а именно ПП РФ № 225, регламентирует форму ее оформления и заполнения.

Основные правила заполнения трудовой книжки

Правила заполнения трудовой книжки

Каждая страница описываемого документа должна быть корректно заполнена с соблюдением всех правил и требований. При каждом очередном трудоустройстве туда вносится соответствующая запись. Исключение составляют моменты, когда гражданин проработал на предприятии меньше пяти дней. Тогда записи вносятся по желанию гражданина, на основании подачи соответствующей заявки непосредственному руководителю.

Основные правила внесения записей таковы:

  1. Ведение учета информации производится исключительно в письменном виде: заполнение от руки обычными шариковыми ручками синего или черного цвета.
  2. Каждая строка должна обладать собственным порядковым номером.
  3. Первая страница содержит сведения о персональных данных сотрудника, которые сравниваются с паспортом при поступлении на должность.
  4. На первой странице обязательно должна присутствовать подпись и печать кадровика, которым была заведена книжка и сделана первая запись.
  5. Информация о каких-либо взысканиях без расторжения договора не подлежит внесению.

ВАЖНО! Не допускается исправление данных. При обнаружении ошибок их корректировка происходит с помощью отмены предыдущих событий (соответствующей записью) и внесении новых.

Инструкция

Для заполнения описываемого кадрового документа требуется наличие следующего набора документации:

  • паспорт или любое другое удостоверение, идентифицирующее личность владельца;
  • диплом об образовании;
  • журнал ведения учета движения документооборота;
  • устав предприятия (свидетельство регистрации индивидуального предпринимателя);
  • печать с оттиском герба фирмы.

Основным разделом описываемого документа сотрудника являются сведения о месте трудоустройства ее владельца. Вся история вносится по строчкам, в каждой из которых указываются необходимые записи.

  1. Номер строчки. Нумерация начинается с единицы и продолжается по целым числам. Иногда разрешается вводить десятичные номера (например, при корректировке одинаковых строчек).
  2. Вторая графа может включать даты заполнения следующих событий: прием, увольнение, перевод на другое место, изменение наименования должности или организации.
  3. Далее указывается непосредственно отметка о событии.
  4. Последняя графа содержит данные о документе, подтверждающем достоверность вносимых данных. При трудоустройстве таковым является приказ о приеме на работу, при увольнении, соответственно, приказ о прекращении действия или же расторжении договора.

Данный раздел также может содержать иные дополнительные события:

  1. Записи о совмещении деятельности на нескольких местах работы.
  2. Дополнительное образование.
  3. Изменение наименования предприятия без переименования должности и места трудоустройства.
  4. При реорганизации фирмы – информация об увольнении и зачислении на работу.

Инструкция по заполнению трудовой книжки не обязывает граждан вносить дополнительные данные.

Внесение изменений и исправлений

Так как форма заполняется исключительно от руки, не исключается возможность возникновения ошибок. Просто так исправить их на правильные данные нельзя. ТК РФ четко регламентирует правила исправления недостоверных сведений о работе.

Это может потребоваться при:

  • обнаружении неточных или неправильно оформленных строчек;
  • наличии ошибок в персональных данных владельца, названии предприятия и т.д.;
  • необходимости отмены действия события на основании судебного вердикта;
  • обнаружении пропущенной записи (нарушение нумерации).

Любая корректировка должна выполняться в два этапа.

  1. Отмена предыдущего события путем признания его недействительным.
  2. Внесение достоверной информации в следующей строке.

Вне зависимости от того, были ли обнаружены ошибки на момент работы в одном предприятии или уже в следующем, корректировка сведений производится путем внесения новых на чистой строчке. Если исправление проводится следующим руководителем, то новая информация заполняется ответственным лицом в блоке текущей организации на основании справки, оформленной сотрудником на предыдущем месте трудоустройства.

Вам может быть интересно: Как восстановить утерянную трудовую книжку?

Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые

При первичном трудоустройстве гражданина необходимо приобрести чистую трудовую книжку. Купить ее можно в любом канцелярском магазине. После этого ему следует предоставить ее сотруднику отделу кадров, который и вносит первую запись.

ВАЖНО! На титульном листе содержатся персональные данные ее владельца. Однако при первичном трудоустройстве они не должны заполняться самим гражданином. Вся информация вносится работником организации, отвечающим за прием персонала, после чего документ отдается на хранение в архив организации, где он находится до момента увольнения.

Оформление первого листа

Первая страница включает информацию о ее владельце. Порядок ее заполнения представлен ниже. Последовательно вносятся:

  • ФИО;
  • дата его рождения;
  • информация об имеющемся образовании;
  • наименование специализации по диплому;
  • дата внесения информации;
  • собственноручная подпись владельца;
  • подпись должностного лица;
  • печать предприятия.

Пример заполнения трудовой книжки на образце:

Трудовая книжка

Образцы записей в трудовой книжке

Любые записи, вне зависимости от того, устраивается ли сотрудник по срочному договору или длительному, по совместительству или же в качестве основного места работы и т.д., обязательно должны содержать реквизиты документа, на основании которого гражданин зачисляется или же увольняется с должности.

О приеме на работу

Пример заполнения записи в трудовой книжке о приеме на работу:

Пример заполнения трудовой книжки

Запись о временном приеме на работу:

Запись о временном приеме на работу

Об образовании

Сведения об образовании вносятся на титульный лист. Важно понимать разницу: в графу «информация об образовании» вносится тип документа (диплом бакалавра, специалиста и т.д.), а в графу наименовании специализации – профессия.

Пример заполнения:

Запись об образовании

О переводе на другую должность

В некоторых случаях имеет место смена места трудоустройства без увольнения, т.е. переводом работника. Независимо от того, производится ли он внутри предприятия или между организациями, в документ вносятся сведения о приеме гражданина на работу переводом.

Перевод на другую должность

О переименовании должности

Запись о переименовании должности обязательно должна быть отражена в отдельной строке. Алгоритм действий работодателя принимает следующий вид:

  • оформление дополнения к договору о приеме;
  • издание приказа о смене наименования;
  • внесение сведений в книжку.

Данное событие отражается в строчке следующим образом:

  • порядковый номер;
  • дата;
  • суть – указывается фраза «наименование должности «…» изменено на «…»;
  • реквизиты приказа о проведении смены названия.

ВАЖНО! Если при данной процедуре у работника меняются обязанности, то процедура выполняется путем заполнения строчки об увольнении и устройстве.

О переименовании организации

Запись о реорганизации также должна обязательно вноситься в документ. Она указывается в виде «предприятие сменило название с «…» на «…». Однако такое возможно только при изменении именно наименования. Если же вместе с этим меняется и тип компании, например, ООО было превращено в ОАО, то сначала оформляется строка об увольнении по соглашению сторон, а затем – о приеме.

Образец записи:

Переименование организации

Каждое событие, тем или иным образом связанное с трудовой деятельностью гражданина, в обязательном порядке отражается в его трудовой книжке. Она оформляется единожды, без возможности замены. Если в ней заканчивается свободное место, то гражданин не заводит новую: кадровой службой вклеивается вкладыш с чистыми страницами.

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (голосов: 1, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями: