Как составить договор о материальной ответственности с главным бухгалтером

Согласно Трудовому кодексу, главный бухгалтер в любой организации становится материально ответственным лицом. Уровень ответственности определяется условиями трудового договора.

Виды материальной ответственности главного бухгалтера организации

Выделяют две разновидности ответственности сотрудников:

• на общих основаниях;
• полная.

Большинство работников на предприятии отвечают за сохранность имущества согласно должностной инструкции. Если наносится ущерб, с нарушителя взыскивается компенсация по первому варианту — в размере средней заработной платы, даже если размер причиненного вреда больше.

При полной ответственности работник возмещает нанимателю реальные (прямые, действительные) потери полностью. Это условие изначально отражается в трудовом договоре, но включить в него такой пункт можно только в отношении некоторых категорий сотрудников. В их числе и должность главного бухгалтера.

Действительный ущерб наступает при следующих обстоятельствах:

• недостача финансов или имущественных ценностей;
• затраты на восстановление испорченного имущества;
• порча оборудования, материалов;
• расходы от простоев или прогулов;
• штрафы.

ВАЖНО! Упущенная выгода не относится к ущербу. К примеру, если работодатель теряет прибыль из-за незаключенного во вине главного бухгалтера договора, возместить убытки за счет виновника невозможно.

Ответственность (как общая, так и полная) возникает после установления вины специальной комиссией. Предварительно у работника запрашивается объяснительная.

Обязанности главного бухгалтера

В стандартную должностную инструкцию главного бухгалтера входят:

1. Организация и ведение учетного процесса. Цель – обеспечивать контролирующие органы достоверной информацией о финансово-хозяйственной деятельности и имущественном статусе предприятия.
2. Формирование учетной политики в соответствии с актуальными требованиями в сфере налогообложения и бухгалтерской деятельности. При этом учитывают специфику деятельности предприятия, его структуру, масштаб, отрасль. Правильно сформированная учетная политика – ресурс для планирования, контроля, анализа финансового состояния компании и результатов деятельности.
3. Разработка и утверждение рабочих планов счетов для ведения бухгалтерского учета, форм первичной учетной документации и внутренней бухгалтерской отчетности, проведение инвентаризаций, контроль правильность оформления документов, соблюдение требований к обработке учетной информации и ее конфиденциальности.
4. Формирование информационной базы, соответствующей правилам безопасности и требованиям законов.
5. Ведение учетных регистров.
6. Отражение расходных операций, движения активов, доходов и расходов, финансовых обязательств.
7. Контроль правильность ведения первичной документации.
8. Формирование сведений о финансовом состоянии компании с целью реализации управленческих решений.
9. Контроль уплаты налогов, сборов, взносов в бюджет.
10. Контроль правильности расчета заработной платы сотрудникам, ревизия документов в подразделениях предприятия.
11. Анализ финансовой деятельности и разработка налоговой политики компании, мер по улучшению финансового состояния организации, предотвращению потерь и непроизводственных затрат.
12. Соблюдение финансовой и кассовой дисциплины, контроль списания недостач, задолженности и других финансовых потерь.
13. Участие в обосновании недостач, неправомерного расходования финансовых ресурсов и ценностей, контроль передачи материалов в следственные и судебные инстанции.
14. Составление отчетов о выполнении бюджета, смет, контроль правильности подготовки бухгалтерской, налоговой, статистической информации и ее представление в надзорные органы.
15. Обеспечение сохранности бухгалтерской документации и передача ее в архив.
16. Информационная и методическая помощь руководителям подразделений и остальным сотрудникам организации по вопросам бухгалтерского учета, отчетности, контроля и анализа финансовой деятельности.
17. Руководство сотрудниками, контроль своевременного повышения квалификации.

Главный бухгалтер отвечает за легитимность и оптимальность финансового учета и налоговую ответственность. Правильное решение главного бухгалтера помогает избежать проблемных ситуаций, связанных с выполнением требований государственных контролирующих органов.

Основания для наступления материальной ответственности

Главный бухгалтер выступает полностью материально ответственным лицом только при наличии такого пункта в трудовом договоре. Если такое условие не отражено, то компенсация ущерба возмещается в сумме среднего заработка за один месяц.

ВНИМАНИЕ! Отдельный договор о полной материальной ответственности с главным бухгалтером не заключается.

Условия привлечения сотрудника к ответу:

• причинение ущерба работодателю, если полная ответственность определена трудовым договором;
• если после передачи ценностей выявлена недостача;
• вред организации причинен умышленно;
• ущерб нанесен в состоянии алкогольного опьянения;
• финансовый ущерб наступил вследствие преступления, подтверждённого в судебном порядке;
• административное правонарушение;
• разглашение конфиденциальной информации компании.

Полная материальная ответственность главного бухгалтера возникает в ситуациях, описанных ТК РФ, а также в других случаях, отраженных в контракте.

Правила оформления договора о материальной ответственности с главным бухгалтером

Главбух – руководитель высшего звена, но его трудоустройство и увольнение определяются Трудовым Кодексом, а должностные функции — контрактом и должностной инструкцией. Полная матответственность применяется на основании статьи 243 ТК РФ на общих основаниях, как и ко всем остальным сотрудникам.

Заключение договора или дополнение подобным пунктом трудового контракта работника, чья должность не входит в перечень должностей с полной ответственностью, считается нарушением и основанием для отмены взыскания ущерба с работника. Допускается заключение дополнительного соглашения о частичной матответственности.

Образец договора о материальной ответственности бухгалтера можно скачать здесь.

Приказ о материальной ответственности

Законодательно утвержденного образца приказа о назначении материально ответственных лиц не предусмотрено, при составлении можно руководствоваться общепринятой системой делопроизводства. Документ составляют на фирменном бланке, утвержденном для организационно-распорядительных документов компании.

Приказ содержит:

• название организации;
• название документа (приказ);
• дату и место (город) издания;
• заголовок (о назначении материально ответственных лиц);
• преамбулу, в которой описана цель и основание назначения.

В содержании указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили материально ответственным. Если речь идет о группе лиц, то оформляется список. Далее перечисляется имущество, за которое назначается возмещение, указывается Ф. И. О. и должность сотрудника, который будет контролировать исполнение приказа.

В нижней части руководитель ставит подпись с расшифровкой. Сотрудники, в отношении которых издан приказ, должны ознакомиться с ним под подпись.