По возвращении из служебной поездки работник должен отчитаться перед руководителем о результатах, достигнутых в ходе выполнения задания, а также о суммах потраченных и оставшихся авансовых денежных средств.
Как следует отчитаться о командировке
Обязанность составления письменного отчета о командировке регулируется внутренними нормативными актами предприятия. Единственный документ, предоставление которого установлено законодательством для всех без исключения – расписка об авансе.
Период, отведенный на подачу отчетности, также устанавливается на уровне предприятия и обычно составляет три рабочих дня.
Законодательное регулирование формы
В 2018 году была законодательно отменена обязанность составления итогового документа по служебным поездкам. Однако многие предприятия продолжают использовать его в оформлении командировок.
Стандартный бланк документа о результатах выполнения задач командировки – форма Т-10 (если ездил один сотрудник) или Т-10А (для коллективных поездок). Документ можно написать от руки или напечатать, но все подписи должны проставляться собственноручно.
Помимо установленных бланков, разрешается заполнение в свободной форме или на бланках организации.
Приложить авансовый отчет о расходах
Авансовые выплаты – это денежные средства организации, выдающиеся сотруднику на расходы в ходе исполнения рабочих заданий. В их число входят:
- суточные начисления;
- расходы на стоимость билетов до пункта назначения;
- затраты на аренду жилья или гостиничного номера на время поездки;
- представительские расходы;
- траты на оформление заграничных отправлений (заграничный паспорт, визы, таможенные сборы и т.д.).
Расписка об авансе обязательна к составлению на любом предприятии. Она заполняется по универсальному образцу под номером АО-1 и состоит из двух разделов. В первом прописывается:
- полное наименование организации (с формой собственности);
- дата заполнения и порядковый номер во внутреннем реестре документации;
- Ф. И. О. и должность лица, заполнившего справку;
- данные о работнике;
- реквизиты приказа о командировке;
- реквизиты служебного задания на командировку;
- размер выданных авансовых средств;
- сумма расходов;
- размер денежных средств, возвращаемых сотрудником;
- подписи руководителя и бухгалтера;
- пометка о необходимости доплаты (если требуется).
Второй раздел включает в себя таблицу, отражающую все понесенные расходы с указанием реквизитов чеков, квитанций и справок для подтверждения затрат.
Скачать пример авансового отчета по командировке можно здесь.
ВАЖНО! К заполненной справке АО-1 необходимо приложить все чеки, квитанции, справки и другие документы, подтверждающие целевое расходование денежных средств предприятия.
Что содержит в себе отчет
При составлении отчета указывается:
- полное наименование организации, адрес;
- Ф. И. О. и должность сотрудника;
- реквизиты распоряжения об оформлении служебной поездки;
- краткое описание цели;
- краткое описание достигнутых результатов и итогов в виде списка;
- дата составления;
- подпись составителя;
- подпись директора (при принятии от сотрудника).
Форма Т-10 включает в себя одновременно и служебное задание, и итог его выполнения. В ней содержится:
- порядковый номер;
- дата составления;
- Ф. И. О. работника и его табельный номер;
- информация о сотруднике и отправлении;
- краткое описание задач;
- краткий вывод о выполнении поставленных целей;
- подписи ответственных лиц (директор подразделения, в котором трудится гражданин, глава предприятия и сам гражданин).
Сведения о сотруднике и поездке указываются в таблице:
- наименование структурного подразделения;
- наименование должности;
- реквизиты принимающей стороны (название компании, форма, адрес расположения);
- даты начала и завершения поездки;
- период пребывания на задании в сутках (суммарный и исключая дни в пути);
- название организации, оплачивающей расходы и труд гражданина (работодатель или принимающая сторона);
- основание направления в служебную поездку.
Срок сдачи при использовании свободной формы или локального бланка определяется локальными актами. Если же предприятие практикует применение бланков Т-10 и Т-10А, то период сдачи составляет три рабочих дня с даты возвращения.
Пример написания отчета
Образец отчета о командировке:
Пример заполненной формы Т-10:
